《秘书实务(第三版)》共十二章,系统介绍了秘书各项工作的方法、程序与工作要求。内容主要包括办公室事务、办公室管理、文书处理、会务工作、信息工作、办公设备使用与管理、现代智能化办公、保密工作、信访工作、秘书督查与协调工作、调查研究工作、接待工作等。 第三版做了较大幅度的修订,增补了第七章,重新编写了*、八、十一、十二章。其他各章也审慎地吸收了秘书学新的研究成果,增加了新的资料和案例,力争使本书的内容更加系统化,更贴近现代秘书办公室工作实际。 本书适合作为秘书学、管理学及其他相关专业的秘书实务课程教材,也可作为在职秘书、行政助理、公司文员、机关职员提高职业素养与能力的必读书。

办公用品管理
秘书对办公用品的管理直接影响办公人员的工作效率,因此要保证办公用品适时、适量按需要发放,并对办公用品进行科学的管理。
办公用品可以作如下分类。纸簿类消耗品:复印纸、信纸、信封、笔记本、稿纸、复写纸、卷宗、标签纸等。笔尺类消耗品:铅笔、刀片、签字笔、荧光笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、姓名章、日期章、日期戳等。装订类消耗品:大头针、图钉、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机等。办公设备耗材:打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。

一、办公用品的购买
秘书应根据办公用品实际用量和库存情况制订合理的办公用品购置计划,并将该计划提前报主管领导,待批准后购置。特殊办公用品、低值易耗品和通信设备的购买,必须经更**别主管领导批准,由公司负责统一购买。紧急需求的小件办公用品可以由秘书人员直接去商店购买。
秘书应掌握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的*佳采购时间。在此基础上,确定采购量与采购日期,以*小的采购成本满足日常事务对消耗品的基本需求。
购买办公用品要选择信誉良好的供货商。首先考虑的是质量和交货,供货商要能够提供正规厂家的优质产品,有质量问题的物品可以更换,交货准时。其次是价格合理,在批量购买、季节削价、年终清货时可给予较大的优惠。*后还要有较好的售后服务,遇到使用问题可以很方便地联系供货商来解决。
在收到供货商发来的办公用品以后,应及时办理办公设备和办公用品的进货手续,检验入库、造册登记,衔接好办公设备和耗材采购、进货、发货和使用的中间环节,建立一套办公用品和耗材的管理程序。
(一)办公设备及办公用品接收的程序
**,先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及实物。
第二,发现数量不符,应立即通知采购部门。
第三,若接收数量有出入,也应通知采购部门,按真实数量支付货款。
第四,接收的每一类货物的详情应记录在办公用品库存卡的接收项中。
第五,接收后,要及时更新库存数量。
第六,将接收的货物按照办公用品存储规定放置。
第七,制定物品发放制度,确定物品发放人。
(二)办公设备及办公用品接收报账手续
秘书按订货单验货结束,应在进货单上写明到货品种、数量、单价和金额,加盖印章或签名,并转交财务结算或支付。

二、办公用品的保管与发放
办公用品进库后,必须保存在**的地方并有序摆放,以防物品损坏或丢失。
(一)库房保管措施
**,储藏间或物品柜要上锁,保证其**。
第二,各类物品要清楚地贴上标签,标明类别和存放地,以便能迅速找到。
第三,新购进的物品应置于旧物品的下面或后面,先来的物品先发出去,保证物品不会因为过期而造成损失。
第四,体积大、分量重的物品放在*下面,避免从架子上取物时发生危险。
第五,小的物品、常用的物品,如订书钉、橡皮、书写笔等,应放在较大物品的前面,便于看到和存取。
第六,储藏间要有良好的通风,房间保持干燥。
第七,储藏办公用品应有适当的照明,以便查找物品。
(二)办公用品的发放
建立发放制度,制定办公用品节约制度,严格审批手续。
**,文具消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验(估计消耗时间)设定领用标准(如书写笔每月每人发放2支),随部门或人员的工作状况调整发放时间。
第二,文具消耗品限定使用人员;自第二次发放起,以旧品替换新品,但纯消耗品(如铅笔、A4纸等)不在此限。
第三,新进人员到职时由各部门提出文具申请单领取文具并列入领用卡,人员离职时将剩余文具一并交还。
第四,各工作岗位设立耐用办公用品档案卡,由秘书部门定期检查使用情况,如物品非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。
第五,固定时间发放办公用品。秘书除了审核物品申请单以外,还要登记好办公用品和易耗品出货记录。内容包括物品名称、编号、申领部门、发货人、物品数量、特殊要求、申请人签名、批准人签名、领用日期等。
第六,物品的保管、储存要符合本组织制定的规定要求。
第七,保管好进货、存货和发放办公用品的记录和资料。

三、办公用品的库存
机关团体或企业在运营中,所需要的办公用品、消耗品应当得到及时足额的保证,但又不能大量存放,占用资金和库房空间,因此需要掌握合理的库存数量,建立库存记录。库存记录登记在库存记录卡片上,或者使用计算机库存控制软件、电子表格或数据库等来记录,不管使用什么方式,记录的基本内容都是相同的。
(一)库存记录
记录库存情况是为了准确掌握办公用品的出入及存量情况,了解办公用品的使用状况,以便安排采购事宜,保证组织机构对办公

绪论 **章 办公室事务 **节 电话与传真事务 第二节 印信管理 第三节 值班工作 第四节 差旅服务 第五节 电子邮件**管理 第二章 办公室管理 **节 办公环境管理 第二节 办公用品管理 第三节 办公室现金管理第四节 办公物业管理 第五节 办公室时间管理 第三章 文书处理 **节 文书处理的基本知识 第二节 文书的撰写与编辑 第三节 收文处理 第四节 发文处理 第五节 文稿的校对与装订 第四章 会务工作 **节 会议与会务工作概述 第二节 会前准备 第三节 会中服务 第四节 会后工作 第五节 会见与会谈 第六节 几种特殊会议的组织 第五章 信息工作 **节 信息与秘书信息工作 第二节 信息工作程序 第三节 信息**维护工作 第六章 办公设备使用与管理 **节 复印机的使用与管理 第二节 传真机的使用与管理 第三节 打印机的使用与管理 第四节 投影机的使用与管理 第五节 照相机的使用与管理 第七章 现代智能化办公 **节 现代智能化办公概述 第二节 现代智能化办公设备 第三节 手机App在智能化办公中的应用 第八章 保密工作 **节 秘密与保密工作 第二节 秘书保密工作 第九章 信访工作 **节 信访工作概述 第二节 信访工作的基本程序 第三节 特殊信访事项办理 第十章 秘书督查与协调工作 **节 秘书督查工作概述 第二节 督查工作的程序和方法 第三节 秘书协调工作概述 第四节 秘书协调工作的原则、程序与方法 第十一章 调查研究工作 **节 调查研究概述 第二节 秘书调查研究工作的特点与内容 第三节 秘书调查研究工作程序 第四节 常用的调查方法 第五节 常用的研究方法 第十二章 接待工作 **节 接待工作概述 第二节 接待工作的类型与方法 第三节 涉外接待工作 第四节 接待礼仪 附录 附录1:党政机关公文处理工作条例 附录2:中华人民共和国保守**秘密法 附录3:信访条例 附录4:秘书学与秘书职业相关网站 参考文献 后记