(2)数据分类。将收集到的数据整理分类,确定每种数据的数据类型。人名、性别、籍贯属于“文本”类型;工龄、工资属于“数字”类型;出生年月属于“日期”类型;婚否属于“逻辑”类型等。乍看起来,职工编号和电话,既可以是“文本”类型,也可以是“数据”类型。但实际上若将它们定义成“数据”类型,前面如果有“0”,就会输不进去,因为“数据”类型会自动取消前导“0”。因此,应定义为“文本”类型。一个数据类型定义得是否恰当,是非常重要的,应反复斟酌。
(3)数据的完整性和一致性。数据的完整性也就是数据的正确性和可靠性,它涉及到数据的可信度。例如,仓库库存不能出现负数,一个人的年龄不可能有500岁,一个月不能有35天等等。我们这里所说的数据的一致性,是指同一数据要有相同的表示。例如,在“学历”栏中,不要有的填“本科”,有的填“大学”。如果出现这种情况,就会给查询等操作带来困难或影响数据分析的结果。
(4)确定字段名称。当数据分类之后,就应确定各种数据类型的名称,作为工作表的列标题,我们也称之为字段名。名称的确定,既要反映数据的特性,又要符合文书中使用的习惯。像“人名”是一种通俗的名称,在表格中宜使用“姓名”;“职工编号”可以用“编号”、“工号”、“序号”等名称,根据自己系统的习惯而定。但同一类型的数据不要使用不同的名称;同一名称也不要在不同类型的数据中使用。总之,在容易识别的前提下,尽量简化名称。
(5)数据宽度确定。当字段名称确定之后,就要确定字段的宽度。对大多数特定的类型,有系统约定的宽度。对文本,不要超过255个字符;对于数字,要考虑小数点后的位数是否够用。同时,还要考虑纸张的宽度和总的字段宽度之间的关系。
(6)绘制草图。在正式制表之前,可先绘制一张草图,不断调整草表的格式,使之达到满意的程度。
随着计算机技术的日益普及和应用,计算机在社会各个领域发挥着越来越重要的作用。掌握计算机应用基础知识和操作,已成为人们**的技能之一。为了适应计算机应用课程的要求,提高学生的实践操作技巧,满足社会上各种培训班教学的需要,我们组织了有丰富课堂教学经验的老师,编写了《计算机应用基础上机指导》一书。
本书由浅入深,循序渐进,并突出**、难点,主要内容包括Windows 98操作系统、Office 2000和计算机网络等。其中**章由李国伟编写,第二章由陈子森编写,第三、四章由李丽萍编写、第五章由潘战编写。全书由陈子森统稿。