(一) 设置账户的意义
会计科目仅仅是对会计核算的内容进行分类, 为了全面、 连续、 系统地反映企业的资金运动, 还必须根据会计科目在账簿中开设账户。 账户是根据会计科目设置的、 具有一定的格式和结构的、 用于分类核算会计要素具体内容增减变动情况及结果的载体, 它是会计*基本的汇总工具。 根据总分类科目设置的, 称为总分类账户, 对经济业务进行总分类核算; 根据明细科目设置的, 称为明细账户, 对经济业务进行明细核算。 总分类账户以货币为计量单位, 提供总括的核算指标; 明细账户以货币为主要计量单位的同时, 可以辅之以实物量度和劳动量度, 提供详细的核算指标。
例如 “原材料” 账户是总分类账户, 用来核算企业库存材料总的金额增减变动情况及结果, 其下应按材料的保管地点和材料的类别、 品种、 规格设置若干材料明细账户, 材料明细账户既记载各种材料的金额增减变动情况, 又记载各种材料的实物数量增减变动情况, 为企业管理提供详细的信息。
账户与会计科目是两个不同的概念, 它们之间既有联系又有区别。 其联系在于账户是根据会计科目设置的, 账户所核算的具体内容是由会计科目决定的, 会计科目是账户的名称。
没有会计科目, 账户就无法进行分类核算。 不设置账户, 会计科目就无法发挥作用。 其区别在于会计科目只是对会计要素的具体内容的分类, 只是项目名称, 它本身并不能记载和汇总, 而账户有一定的格式和结构, 能够用来全面、 连续、 系统地记载会计要素具体内容的增减变动情况及结果。 由于会计科目是账户的名称, 因此在实务中对两者常常不加以严格区分。
(二) 账户的格式和结构
账户用来记载会计要素具体内容的增减变动情况及结果, 因此账户的格式尽管各种各
样, 但一般都包括以下主要内容:
(1) 账户的名称, 即会计科目。
(2) 日期和摘要, 反映账户记录的日期和经济业务的内容。
(3) 凭证号数, 反映账户记录的依据。
(4) 账户增加和减少的金额。
(5) 账户余额。
账户的核心内容是反映经济业务的数量变化情况, 经济业务的数量变化不外是增加和减少两种情况, 因此通常将账户中记载数量变化的部分划分为左右两方, 一方登记增加额, 另一方登记减少额。
账户中本期增加的金额称为本期增加发生额, 本期减少的金额称为本期减少发生额,增减相抵后的差额称为余额, 余额的方向一般与记录增加额的方向相同。 余额按其表示的时间不同, 分为期初余额和期末余额, 本期的期末余额即为下期的期初余额。 因此, 账户中记录的金额包括期初余额、 本期增加发生额、 本期减少发生额和期末余额四项指标, 它们之间的��本关系如下:
期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额