同样是从事行政管理岗位,薪酬却不同,差距到底在哪里呢? 如何帮助业务部门梳理资源需求,成为行政BP;如何在日常管理过程中脱颖而出,在与其他部门共同创造满足感的过程中不断提升自我;如何深入分析个人成长过程中影响至深的知识与技能、能力与天赋,都直接影响着行政从业者的发展和晋升。 《从新手到总监:行政管理者的职场进阶日志》旨在全方位、多层次地提升行政从业人员的认知水平,从基础的职业心态、工作方法到深入的职业发展、价值挖掘,逐步拓展视野,帮助行政从业者学会抬头看路。本书可作为行政小白的入门秘笈,实现个人跃升,亦可作为**行政人提供诸多思考视角,实现跨越式发展。

做行政工作是“打杂”吗 近期,有一位做行政工作的朋友问了我两个问题。**,行政工作主要包含哪些方面,为什么人们都抱怨说行政工作就是打杂?第二,读了这么多专业人士撰写的文章,讲得都很有道理,但真的去操作时,为什么收效却甚微? 该如何做好行政工作呢?我试着结合以往的经验来做一个解答。 首先,你需要知道行政工作是提供什么服务的工种,因为提供什么样的服务往往决定着你日常主要工作的内容。简单来说,行政工作提供的服务可分为以下三类。 **类,需要行政人员提供的服务,其对应的是日常的事务性工作。 第二类,需要行政人员“迎合”的服务,其对应的是很多带有项目性质的工作。 第三类,需要行政人员和其他部门员工共同创造的服务,其对应的是让公司全体员工提升幸福感的工作。 这些分类中也对应了行政工作发展的几个阶段。从沟通到执行,*后是全盘考虑,行政工作往往扮演着为其他部门创造幸福感的角色。 接下来,我们就这三类服务来做一个简单梳理。 **类,需要行政人员提供服务的工作。通俗地说,你可以将其视为提供现场服务或后勤支持类的工作,无论是安保、保洁、付款、供应商管理、档案管理,还是食堂、车辆管理等具体工作,都可以归类为需要行政人员去满足的服务。这一类服务的特点如下。 (1)行政人员工作范围内的工作。 (2)满足公司伙伴基本需求的工作。 (3)保证办公室环境正常运转的工作。 (4)要行政部支出费用的工作。 通过这些需要行政人员去满足的服务,行政管理者可以借此在企业内确立基本的定位。这可以帮助你积累人脉,但无法给你足够多的竞争和发展。长此以往,很多行政从业者就迷失在了这些需要行政去满足的工作中,觉得自己丧失了核心竞争力。但在我看来,正是这些需要行政去满足的服务,为你的发展打下了人脉基础,建立了初步的互信,从而让你有机会去做一些需要行政去“迎合”的服务。 第二类,是进阶版本的——需要行政去“迎合”的工作。这里的“迎合”不是贬义词,而是一种积极争取的态度。 独立完成项目对于一个行政管理者来说,可以说是职业生涯的一个飞跃。需要行政去满足的服务,体现的是你的执行力。如何完成一个项目体现的就是你的协调能力、快速学习能力及事项落地的能力了。为了应对项目,你需要学习项目管理,理清**,梳理节点,协调资源,沟通人际,以结果为导向推动各项事务,*终将项目落成。 通过项目,如果你能学习到全盘思考的能力,并能学到一定的管理学知识和人力资源管理方面的知识,那么恭喜你,你与经理的岗位要求已经不遥远了。下一步,你需要知道如何招聘和管理员工,或者说是优化组织结构,这样你就为进阶做好初步准备了。 第三类,就是提升满足感的工作。这类工作需要行政部门和其他部门共同去创造。我非常推崇行政BP(行政业务伙伴)的概念。行政部门作为一个服务部门,只有紧密贴近各需求部门,才能了解其他部门真实的需求,而不是永远说着好好服务,结果却令各部门不满意或不合适。 下面我们说另外一个重要的话题。你知道了路径,你了解了道理,但你就是不知道如何改变自己,那应该怎么做? 如今,生活在这个社会,要么你改变自己以适应不同的挑战,要么沉沦下去。 我下面借用罗伯特·凯根的观点来说明如何才能改变自己。 很多时候,我们*难改变的是自己。我之前接触的很多人都认为改变其实很简单:我们只要做与我们想要改变的行为相反的事就可以了。比如,如果我们拖延,那就想办法勤快一些;如果我们迟到,就起得早一点儿。 如果我们做不到这些,那就是意志力不足的表现,或者是方法不对。其实,从心理舒适区的角度来看,事情并没那么简单。有时候,不是因为你不知道方法,而是因为你已经发展了一套适合自己的适应机制,而改变却要求你放弃这套适应机制,去用另一套适应机制。 在这里,我**一个罗伯特·凯根发明的被称为四栏表的方法。通过这个方法,你可以了解阻止你改变的根本原因,从而让你有机会更好地改变。 凯根认为,就像人有一套生理免疫系统来排斥不属于身体的微生物一样,人的心理也有一套免疫系统,它会排斥我们采取新的行为方式,以此来维持心理结构的平衡和稳定。 为了了解心理免疫系统是如何阻止人们的自我改变的,罗伯特·凯根发明了四栏表。四栏表一共分成以下四个步骤。 (1)你的改变目标。 (2)你正在做的与改变相反的行为。 (3)这些相反的行为背后的好处。 (4)让这些好处成立的重大假设。 举个例子,尽管我以前想法挺多,但总是习惯去附和,话到嘴边也不知道如何说出口。久而久之,大家就不关心我的意见了。为了改变这个现状,我鼓励自己多发言,但效果不太显著。于是,我请朋友帮我一起用四栏表进行了分析。 **步:我的改变目标。 一开始,我列了很多目标。比如,希望自己更开心,希望自己能多点创意,希望自己工资翻倍。但这些目标都不是心理免疫系统能识别的目标。需要注意的是,开心是情绪目标,更有创意是能力目标,挣更多钱是结果性目标。 凯根的理论认为,心理免疫系统的目标必须用行为来标识。所以,*终我写下的目标是:我要自信地表达自己。这里的表达,就是一种行为。 第二步:我正在进行与改变相反的行为。 (1)我习惯等别人先发言,然后跟着点头说“对对对”。 (2)如果我不认同别人的意见,也不会直说,而会选择沉默。 (3)因为不太敢大声说话,因此我的意见经常被忽视。 这些都是与目标相反的行为。我的目标不是更自信地发言吗,为什么我还要选择这些行为呢?通过分析,这些行为给当时的我带来了隐秘的好处。 第三步:这些相反的行为背后的好处。 如果想了解具体好处是什么的话,你可以尝试问自己一个问题:如果你不这样做,你担心将会发生的*糟糕的事情是什么? 我自问:“我觉得,如果我选择不附和别人,而是自信地发表自己的意见,能预见的*糟糕的事情会是什么?” 我的回答是:“我的担心是,如果我说出不同的意见,别人会对我有想法,我可能会被孤立。如果我说的不在点子上,别人会觉得我很傻。” 这样一来,我内心的想法就很明确了,我不愿意自信地表达自己的根本原因是为了避免和别人发生冲突,避免被别人排斥,同时也不想让别人觉得我很傻。 为什么我会这么担心?是什么让我把发表不同意见和被排斥画上等号的?是什么让我把说得不对和别人觉得我傻画上等号的呢? 第四步:心里有一个重大的假设。 这个假设隐藏在你不想要的行为背后,正是这个假设,让这些行为带来的所谓的“好处”成立了。 这个假设是:如果我发表不同意见,就会引发冲突。 这种假设当然不会是空穴来风,它与我们的生活经历有关。 比如,我的母亲比较强势。在日常的生活中,如果我发表了不同的意见,母亲的态度就会变得激烈。久而久之,我就将“如果发表不同意见就会引发冲突”这个焦虑情绪刻到了我的脑子里,变成了心理免疫系统的一部分。 说到这里,不知道大家是否能理解改变为什么很难发生了呢? 因为,改变的愿望和不改变的动力之间,存在着严重的冲突。不改变的好处,相比改变带来的不确定性,诱惑实在太大了。基于心理舒适区的理论,那还是不改变更好。 那么,知道了原因,我们要如何改变呢? 首先,你要知道你的问题在哪里,然后,反问自己:“如果你改变了,你能获得什么?”这么做可以让自己有个明确的数据对比。在中国,很多人的社会同一性是基于社会认同的,他们往往将他人的看法看得特别重。 想通了这一点,你就应该明白公事归公事,私事归私事,在公事上,基于正当的理由,你可以去支持任何人。你也可以凭着正当的理由去拒绝任何人。对于行政管理人员来说,“和气生财”是个谬误,容易承担连带责任才是真理。 其次,要以一个小目标的形式去完成你的改变。你如果就想通了,从一个不敢沟通的人变成一个敢于表达自己的人,那是不现实的。往往目标越大,给你的压力就越大,你的驱动力就越弱。因此,你应该将大目标分解为小目标。 比如,你可以尝试着将本周的目标这样制订,每天找三个人聊五分钟以上、在本周的会议上发言一次等。 *后,要做记录。这点很重要。因为只有这样做,你才能看到具体的进步,才能给自己一个正面的反馈。 行政管理者的工资差别体现在什么地方 我们和周边的从业人员经常会聊到一个话题:一个工资低的行政人员和一个工资高的行政人员的差别在哪里? 差别在于做事情的能力不足吗?这两者之间虽然有一定关系,但不一定是根本的原因。 是做事情的细致程度不够吗?从男女从业的比例来说,这点似乎也不成立。 是平台的关系吗?有一定影响,但从BAT(百度、腾讯、阿里巴巴)出来的人不一定能适应外部的环境,因此平台对人的影响也十分有限。 那差别到底是什么呢?是思路。那么,为什么是思路呢? 从企业战略来看,企业的发展依赖三个因素:人、财、物。对于行政而言,我们的定位如下。 (1)做好“物”这个关键因素的管理工作。 (2)协助其他部门做好“人”的支援工作。 (3)做好“财”的开源节流。 行政工作的这些属性,本质上是为企业战略能够落地而存在的。 在企业战略下,行政工作者要从资源管理的角度,帮助业务梳理将来需要什么样的资源。为了做好充分的准备,在现阶段需要做哪些准备,甚至提前做好相应的规划。 其实,行政管理工作是有阶段的。那么,各个阶段的行政人员分别在做什么? 谈到行政的阶段,我们先从行政新人说起,大部分的行政人员都经历过这个阶段。 作为新人,这个阶段的工作特点是:门槛低、事务杂。 从实操来看,行政的入门门槛不高,基本上谁都可以做。在这个阶段的行政从业者,每天可能都忙于琐碎的工作,小到预订会议室或者给团建活动踩点之类的工作,工作内容基本上很难体现自己的专业价值。那么,新人应该如何才能快速进阶到下一个阶段呢? *主要的是认真对待每一件事,哪怕是小事,也要把小事做的超越老板预期。这样当老板对你建立了信任后,才会安排更有挑战性的任务给你。本质上,老板肯定也想让手下做更多有价值回报的工作,因为你如果能为老板承担的事务越多,老板就越有更多的时间思考更“**”的东西。你如果能为老板省心、省力,就能得到更好的锻炼机会并体现自己的专业性。这个阶段切勿眼高手低。总之,要积累信任,积累专业知识,从而为进阶做准备。 越过新人阶段,你就进入下一个阶段了,这时你可能有机会去独当一面了。在这个阶段,你在上一个阶段积累的专业就有了用武之地。你开始真正体会到作为一个行政从业者的乐趣,组织内的领导信任你,行业内的关键意见**你能如数家珍。这个阶段的你需要把每年该做的项目完成,培养自己对业务的敏感度,并开始尝试自己出方案,甚至还可以尝**行政BP的思路来做点具体的事情。另外你还需要继续累积专业知识和技能、熟悉行政各模块的项目、试着深入业务、学会如何调动资源。能做到这一步,在大部分公司做个主管是没大问题的。如果你的基础更坚实的话,那么后面的跃升就会更快、更容易。 过了这个阶段,你就开始要接触管理了。一方面,你可能需要开始支持更大规模的团队,对接的业务领导的级别更高;另一方面,你还需要再带几个稍微低阶一点的伙伴。你支持的业务形态也更复杂,挑战度也更高。这个时候你发现你不但要面对例行项目了,更多的还要深入各项业务,提供适合业务的解决方案。在业绩压力下,你还要学会关注你带的几个伙伴的成长,通过赋能团队来提升团队战斗力并让伙伴成长。

第1章 认识自己: 行政管理是值得托付的事业 做行政工作是“打杂”吗 / 002 行政管理者的工资差别体现在什么地方 / 007 每个**的行政管理者都是“圣斗士” / 010 行政管理工作体现的三大价值 / 013 行政管理的六大核心板块 / 015 “冰山模型”与行政人员的成长之路 / 017 话说设施管理(FM)对行政的价值 / 023 融合中提升,行政工作的三支柱体系发展 / 027 第2章 方向**: 构建适合的行政管理体系 大中台、小前台——与时俱进的行政架构设计 / 030 如何搭建一个合适的企业行政管理体系 / 035 实用、规范、效能:建立和完善行政规章制度的铁三角 / 039 树立端到端的行政流程管理思路 / 041 如何做出“别人家”公司的行政信息化系统 / 047 借助 SMART 模型制订工作目标 / 050 基于 OGSM 计划性制订行政工作计划 / 054 第3章 夯实基础: 规范企业日常办公支持事务 印章虽小,管理风险却很大 / 058 规范证件和执照的使用和保管 / 061 从入门到专业,档案管理工作基本要求 / 063 不用分身乏术,轻松搞定来访、办公用品领用及快递管理 / 067 四个问题,帮助提升差旅及费用管理效率 / 072 全过程剖析大型会议策划与实施 / 077 第4章 提速增效: 做好企业采购与资产管理 手把手教你做好公司行政预算 / 084 三步走搞定行政预算管控 / 088 效率兼顾内控,行政采购体系的建立与运营 / 091 学会四步走,轻松管好行政供应商 / 098 抓住这几点,不再担心行政供应商交接 / 100 如何制定一个合适的固定资产管理指标 / 104 提高资产管理的效能和价值 / 107 多措并举助力企业实现降本增效 / 111 构筑行政采购与廉洁风险防控多道防线 / 115 第5章 办公无忧: 实现企业设施的全生命周期管理 皆大欢喜,三步搞定公司选址工作 / 118 人性化还是实用化,利用调研及需求数据来做空间规划管理 / 120 利用项目管理的思路做好办公室装修 / 128 抓住三大**,让公司搬迁游刃有余 / 133 借力网格化思路做好企业办公区域管理 / 135 别让工位管理成为“定时炸弹” / 137 防出来和练出来的企业**管理 / 141 不怕事,突发事件的行政应对之道 / 144 如何搞定大规模物业管理项目 / 150 老板丢给我一个科技产业园区,到底需要怎么管 / 153 第6章 满意提升: 推进 360°员工文化福利活动 如何快速构思一个行政类活动 / 158 年会,一个行政人绕不开的话题 / 162 餐饮管理:要想让马儿跑,请让马儿吃得好 / 166 一站式用车、管车,用微信小程序快速搭建车辆运营体系 / 168 创业公司或小公司行政如何帮助增加员工的归属感 / 169 学会管理员工对行政服务和产品的期望值 / 172 构建服务体系,提高员工服务满意度 / 176 NPS 与客户满意度,哪个更适合对行政服务的评价 / 178 行政如何协助解决员工的后顾之忧 / 182 第7章 人生杠杆: 探寻行政人员进阶的方法与技巧 成长思维:管理水平升级,首先要练习思维升级 / 188 结构化思维,你*值得投入的思维方式 / 190 解决问题和填坑的能力,能帮你走得更快、更远 / 194 数字化管理让行政工作更有说服力 / 197IV 跨界成长,快速迭代,你 Get 到了吗 / 199 学会“混圈子”,扩大人脉资源 / 205 行政行业相关的资格证书 / 207 值得关注的专业提升渠道 / 210 如何**利用海量行政参考资料 / 211 让行政事半功倍、快速进阶的工具软件 / 213 第8章 成长之路: 从专员到总监你必须具备的管理技能 从助理到主管,你需要这些知识和技能 / 218 主管升经理,你准备好了吗 / 224 当经理后,你需要掌握一些技能工作法 / 229 借助 SOP 管理摆脱繁杂日常事务 / 237 用简单清单应付复杂的管理 / 239 复盘学习帮忙更快提升 / 241 巧用 GROW 教练法提升下属战斗力 / 244 借助“福格行为模型”实现**团队管理 / 247 学会向上管理,成为领导信任的帮手 / 249 统筹规划,是行政管理者的必修课 / 253 **的行政管理者无不是情绪掌控高手 / 256 后记: 行政职业发展的思考与探索