致谢 / V
新版说明 / IX
引言 陷阱和机会 /XIII
致命细节 / XVII
一个留下印象的重要机会 /XVIII
**章 好的商务写作由什么构成 / 001
沟通的隐患 / 003
陷阱:严重,非常严重 /004
为什么写报告 / 007
读者的期望 / 008
读者的视角 / 011<p>致谢 / V<br /> <br /> 新版说明 / IX<br /> <br /> 引言 陷阱和机会 /XIII<br /> 致命细节 / XVII<br /> 一个留下印象的重要机会 / XVIII<br /> <br /> **章 好的商务写作由什么构成 / 001<br /> 沟通的隐患 / 003<br /> 陷阱:严重,非常严重 / 004<br /> 为什么写报告 / 007<br /> 读者的期望 / 008<br /> 读者的视角 / 011<br /> 强大的习惯 / 013<br /> 获得阅读 / 015<br /> 不恰当的标准文件 / 015<br /> 明确的意图 / 016<br /> 达到**清晰 / 016<br /> 丰厚的回报 / 019<br /> 一个重要的机遇 / 020<br /> <br /> 第二章 创作**的报告 / 023<br /> 报告的定义 / 025<br /> 设定明确的目标 / 027<br /> 合理的结构 / 029<br /> 首先,开头 / 031<br /> 正文 / 034<br /> 结尾 / 036<br /> 结尾后 / 038<br /> <br /> 第三章 准备写作 / 041<br /> 为什么需要这个报告 / 045<br /> 准备前的调查研究 / 047<br /> 系统的方法 / 049<br /> 摒弃旧习惯 / 061<br /> <br /> 第四章 语言的力量 / 065<br /> 培养适当的写作风格 / 067<br /> 读者的期望 / 068<br /> 读者不喜欢的 / 074<br /> 作者的方法 / 075<br /> 语言的使用 / 078<br /> 语言为你所用 / 079<br /> 慎重选择语言 / 081<br /> 要避免的错误 / 082<br /> 遵循规则 / 086<br /> 风格 / 088<br /> 技术的削弱��用 / 089<br /> <br /> 第五章 数字清晰 / 093<br /> 数字属性及盲区 / 095<br /> 避免数字盲区 / 096<br /> 清晰地呈现数字的方法 / 098<br /> <br /> 第六章 具有说服力的提案 / 107<br /> 积累的过程 / 109<br /> 关键阶段 / 111<br /> 说服技巧 / 112<br /> 禁忌 / 112<br /> 建议 / 114<br /> 报价与提案 / 116<br /> 选择格式 / 117<br /> 时间安排 / 119<br /> 提案内容 / 121<br /> 检查清单 / 128<br /> 封面信 / 130<br /> 提案呈现 / 136<br /> 赢得关注 / 137<br /> <br /> 第七章 布局和呈现的贡献 / 139<br /> 页面看起来如何 / 143<br /> 标注** / 146<br /> 展示工具 / 149<br /> 包含的其他内容 / 151<br /> 整体包装 / 152<br /> <br /> 后记 / 155<br /> 附言 / 160</p>显示全部信息前 言引言
在繁忙的商务活动中,写作任何东西都可能是一件苦差事。 你肯定有更重要的事情要做:要与人会面,要做出决定,要采取 行动。然而,所有这些及其他事项都可能依赖于书面沟通:通过一封信或一条备忘录也许就能安排一次会议,一个报告也许能呈 现案例和做出决定,一个提案也许能够确保让人信服地采取某些 行动或选择某个方案。
然而,阅读商务文件也可能是一个苦差事,而且,除非它们 确实被阅读、得到理解并能够积极地提示读者付诸行动,否则将 无法实现目标。商务文件写作必须值得花时间阅读。
你可能既是商务文件的读者,也是作者。在写作时,得站在 读者的角度上考虑一下。你阅读过你办公桌上的所有文件吗?你 仔细看了所读文件中的每一个词吗?你是从头到尾都读一遍呢还是只是简单翻阅?当然,几乎所有答案都清楚地表明,并非所有 的文件都得到了平等的对待。一些文件比其他文件更有可能被阅 读。当然,有些主题需要你的注意。谁会忽略董事总经理的个人便条呢?但事实上,有些必须阅读的文件并不具有可读性。<p>引言<br /> <br /> 在繁忙的商务活动中,写作任何东西都可能是一件苦差事。 你肯定有更重要的事情要做:要与人会面,要做出决定,要采取 行动。然而,所有这些及其他事项都可能依赖于书面沟通:通过 一封信或一条备忘录也许就能安排一次会议,一个报告也许能呈 现案例和做出决定,一个提案也许能够确保让人信服地采取某些 行动或选择某个方案。<br /> 然而,阅读商务文件也可能是一个苦差事,而且,除非它们 确实被阅读、得到理解并能够积极地提示读者付诸行动,否则将 无法实现目标。商务文件写作必须值得花时间阅读。<br /> 你可能既是商务文件的读者,也是作者。在写作时,得站在 读者的角度上考虑一下。你阅读过你办公桌上的所有文件吗?你 仔细看了所读文件中的每一个词吗?你是从头到尾都读一遍呢还 是只是简单翻阅?当然,几乎所有答案都清楚地表明,并非所有 的文件都得到了平等的对待。一些文件比其他文件更有可能被阅 读。当然,有些主题需要你的注意。谁会忽略董事总经理的个人 便条呢?但事实上,有些必须阅读的文件并不具有可读性。<br /> 好的文章,尤其是易于阅读和理解的,总是会比那些粗糙的 文章得到更多的关注。然而,商务写作领域的现行标准绝不是完 美无缺的。我想,在写作此书时,如果世界上的那些正在努力撰 写文档并希望写得更好的人每人给我一英镑,那我就不用写了! 当笔尖碰到纸张时,似乎会发生些什么,交流和有效性因而受到 影响。有一家英国酒店,它的每个房间门内都有这样的提示:“为 了**考虑,请您在进入或离开房间时,确保门是完全关好的。” 就一句话,但它是废话(或者一项很好的技巧,如果你能做到的 话),然而有人就这样写了,打印并贴出来,显然也没有人注意到 这句话存在的问题。<br /> 为什么会这样?也许是教育的问题,或者就是因为写作者缺 乏教育。当我身处商务领域时,学校所学的确实几乎不能在需要 的那种写作上给我提供帮助。也许是缺乏反馈,或许是管理者对 呈现在他们面前的东西太宽容。如果有更多的文件被驳回,并且 必须重写,那么人们写作时会更加注意质量。<br /> 习惯也很重要。我们都渐渐形成了自己的写作风格并且可能 很难改变。更糟糕的是,坏习惯会通过实践而得到强化。例如, 在一个邀请我进行提案写作培训的电脑公司,我收到了一些当时 的典型提案,在我看来它们都是繁杂冗长的。我问他们为什么这 样写提案,原来是之前的一个提案被当作模板沿用了下来,而且 已经这样使用六年了!在这六年里,没有人真正思考过所使用的 文件格式是否恰当。这使一个新经理意识到,新订单的成功率由 于所使用的低标准的严重影响而显著下滑。<br /> <br /> 致命细节<br /> <br /> 我们都可以分辨真正糟糕的报告:结构不清晰,风格不明确, 使用过多的专业术语和令人费解的句子,使人想问“它想说什么”。 但这样的文件从其目标上来看不一定是完全失败的。报告本质上 是脆弱的。一个不合适的措辞可能会妨碍理解或影响原来可能已 经形成的积极印象。<br /> 即使是一个简单的拼写错误(而且,拼写检查器也并非** 可信),也可能会产生负面影响。我永远不会忘记,在咨询公司的 **年,我负责一家乳制品公司某项提案中的一部分。经过多次 会议和审议后,我写好并提交了书面提案。一个星期过去了,我 收到了从有关公司发来的信。里面是一张纸,那是提案的标题页, 上面用红笔写了三个字“不谢你”,旁边是用红笔圈出的一个词 “乳制品(dairy)”,这个词被拼写成了“日记 (diary)”。在那之后很 长一段时间,对于所有的细节我都更加认真地检查。<br /> **条要不断地灌输到潜意识里的规则是检查、检查、再检 查。我珍视电脑手册上的声明:“本出版物中所提供的信息已经经 过可靠性分析。”但是我认为,没有什么是**的。<br /> 不管文件的问题是大是小,损害都是一样的。然而,有时候, 尽管人们看到文件时能意识到写得不好,但他们可能相信写作习 惯不能改变而对文件质量默认了。我不确定为什么。我在演讲技 能培训方面做了大量的工作,人们很少怀疑演讲技能可以通过培训来提高。但是,他们却怀疑写作水平可以通过培训来提高。<br /> <br /> 一个留下印象的重要机会<br /> <br /> 无论写作水平不高的原因是什么,如果普遍的标准偏低,那 么对于那些有较高写作水平的人来说,这时的写作则意味着一个 重要的机会,这是显而易见的。对于那些擅长写作的人来说则意 味着更多。商务写作是一项我称之为“职业”技能的能力。它不 仅对在工作中承担具体任务很重要,而且反过来,它产生的结果 对个人也很重要。糟糕的报告可能会在后续工作中困扰你——如 其他某些技能一样,在组织或职业生涯中的进步可能就取决于这 类任务的*低绩效结果。<br /> *近,我观察了一个团体对于这个主题的内部课程的热情。 举办这个活动的经理告诉我:“没有人能在这个组织内得到晋升, 除非他们演讲做得好,报告写得好。”非常明智,并且我猜想这种 情况将会越来越常见。<br /> 因此,商务写作,特别是长文件的写作(即本书所关注的报 告和提案写作),是一项非常重要的技能。很多需要做的工作都与 文件有很大的关系,如决策、销售、财务结果或个人声誉。对于 那些在这方面可以具有杰出技能的人,存在着非常真实的机会。 你需要写的文件越多,你写的文件越重要,那么机会就越真实。<br /> 很简单,如果你写得好,那么你更有可能实现自己的业务目标。<br /> 这一点怎么强调都不过分。一份文件也许改变不了世界,但 写得好的文件会以某种方式对很多事的结果和文件作者产生影响。 事实上,你可以写得很好。我们可能并不是都拥有写出伟大<br /> 小说并因此获得成功的想法,但大多数人可以学会写出**的商 务文件,即根据文件的目的和想要产生的效果而写作。本书回顾 了一些更容易且更快速地(这本身就是有价值的)撰写报告和提 案的方法,*重要的是,更能实现报告和提案的目标。<br /> 好的商务写作并不难。这是一项可以通过学习和实践提升的 技能。可能需要努力,当然练习也是有帮助的,但练习也可能使 其变得更糟糕。萨默塞特•莫姆(Somerset Maugham)曾经说:“写 小说有三个规则。遗憾的是,没有人知道它们是什么。”虽然商务 写作也需要创造力,但并不特别依赖创造力,它受一定规则的约 束。规则,当然生来就是被打破的,但它确实是有用的指导,因 而规则可以帮助你完成写作。本书则讨论了如何去完成写作任务, 什么时候遵守规则,以及什么时候打破规则。<br /> 下文的要点与报告和提案都相关。关于提案的说服性的特别 之处有一个独立的章节来具体分析。内容上任何有重叠的部分都 是有意为之。</p>显示全部信息免费在线读
第二章 创作**的报告
让我们先正式定义什么是报告。
报告的定义
报告是一份书面文件,有既定目标地呈现其所选择主题的事 实,因而明确的目标必不可少。报告通常是决策的辅助工具。它 们可以是正式的或不太正式的,可以是套用已有的格式(如每月一次的定期报告),也可以是与某些话题相关的纯粹一次性的报 告。它们的篇幅可以从一页到数百页不等,并可以有一个或多个 作者(如某委员会的报告)。如是多个作者,需要有一位主笔人,这样会使定稿等相关事项变得更容易。
有非常多的不同类型的报告,而我们在此只讨论适合大多 数人或机构需要的类型。为了体现差异,报告可分为如下表中的几种。
简报 当管理者提供某事的可能结果的概要时使用(例如重大事情或政策的改变和/或由此产生的问题)
调查结果 可能是正式的研究,如市场调研或其他研究,列出客户或潜在客户对某些问题的回答,以及这些信息 如何指导行动;也可能是内部的和非正式的调查, 如写出搬迁办公室对自己的影响
更新 可能总结了关于任何活动或其结果(财务业绩、产品销售与生产力等)的一些定期信息(每周、每季 度或其他)
讨论文件 通常被定义为出方案之前的阶段,它本质上是一个为思考或讨论提供素材的文件(并且在审查之后), 之后可能会有一个正式而具体的提案
提案 本质上是用于说服的(很多是匿名的)
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