为适应各单位制定应对突发事件应急预案的需要,本书第二版增加了“档案应急抢救措施”的内容,并根据各单位实物档案管理存在的问题,增加了“实物档案和内部资料的管理”的内容,还增加了“网络提供利用”、“数码照片的整理”等内容,并修订了一些概念,更换了一些案例。

**章 档案管理工作概述
**节 档案的形成、分类和作用
一、档案形成
(二)档案从何而来
1.档案形成者的类型
档案形成者的类型非常广泛,就组织的角度而言,档案来源于依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的各种组织,即“法人”。它包括:各级党政机关,各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司,各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构,还有像学会、协会、商会等社会团体。档案在这些单位内是按照职责分工有规律地形成的。就个体的角度而言,档案来源于依法享有权利并承担义务的个人,即“自然人”,其中包括家庭、家族。在这个范围内,档案是以个人、家庭、家族为单位形成的。
2.档案与其形成者的关系
首先,档案是其形成者在自身的活动中形成的,属于同一个形成者的档案之间存在着不可分割的密切联系。比如:一个企业进行管理、开展经营活动形成了工作制度、操作流程和规范、各种会议记录、各种合同和客户登记、产品生产或销售记录、产权证明、财务账目等,这些文件既是这个企业开展工作的工具,“又记录了其活动的实际过程,是一个有机的整体,能够全面、系统地反映这个企业的历史活动面貌,因此,这些档案不能分散,应集中管理。
其次,在一定的时空条件下,不同形成者的档案之间会构成比较密切的联系。比如:某个化工集团总公司,下辖若干分公司,总公司与分公司之间的工作关系决定了它们的档案在内容上必然会存在比较密切的联系,这就要求属于同一个系统的各单位的档案也应适当集中管理。
(三)档案如何形成
档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转化物。由于单位和个人的社会职能、活动方式、沟通渠道不同,因此,其档案在形成过程上也存在一定的差异。个人、家庭或家族的档案以手稿、日记、书信、契约、账册、家谱、音像材料为主,一般在形成之后经过一定的整理,进行有序积累,就可以作为档案保存。而单位档案的形成过程比个人档案要复杂一些,它们一般都要经过一系列的工作程序之后才能形成。在这里我们以单位的档案为主描述和分析其形成过程。
1.处理完毕的文件才能成为档案
档案是从文件转化来的,档案与文件是同一个事物的不同运动阶段。文件是单位开展各项工作的办事工具和沟通媒介,具有时效性。而档案的主要作用是备考。所以,只有当文件处理完毕以后,不需要在单位的现行工作中运行了,才可觀作为档案保存。
在这里,文件的“处理完毕”是指其完��了文书处理程序。值得注意的是,文件的处理完毕与文件内容所针对事务的办结并非完全同步。
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**章 档案管理工作概述
**节 档案的形成、分类和作用
第二节 档案工作的内容、机构、法规体系和原则
第二章 档案的收集
**节 档案室的收集工作
第二节 档案馆对档案的收集
第三章 档案的整理
**节 档案整理工作的内容和原则
第二节 全宗的划分
第三节 全宗内档案的分类
第四节 案卷的组织
第五节 立档单位与全宗历史考证
第四章 档案价值的鉴定
**节 档案价值鉴定工作的程序、制度和原则
第二节 鉴定档案价值的标准和方法
第三节 档案保管期限表
第五章 档案的保管
**节 档案保管工作的任务、要求和条件
第二节 建立库房管理秩序
第三节 档案流动过程中的维护和保护
第四节 档案实体的**与防护
第六章 档案检索
**节 档案检索工作概述
第二节 档案著录和标引
第三节 档案检索工具
第四节 档案计算机网络检索
第七章 档案的提供利用
**节 档案提供利用工作概述
第二节 档案提供利用的方式
第八章 档案的编研
**节 档案编研工作的内容
第二节 现行档案文件汇编和档案文摘汇编
第三节 档案参考资料的编写
第九章 档案登记和统计工作
**节 档案登记工作
第二节 档案统计工作
第十章 人事档案的管理
**节 人事档案的内容和特点
第二节 人事档案工作的内容和要求
第三节 人事档案的收集和鉴别
第四节 人事档案的整理
第五节 人事档案的保管和检索
第六节 人事档案的提供利用和转递
第十一章 会计档案的管理
**节 会计档案和会计档案工作
第二节 会计档案的收集与保管
第三节 会计档案的整理
第四节 会计档案的鉴定
第五节 会计档案的提供利用
第十二章 特殊载体档案的管理
**节 照片档案的管理
第二节 录音、录像档案的管理
第三节 实物档案和内部资料的管理
第四节 电子档案的管理
参考书目

本书共分12章:内容包括:档案管理工作概述、档案的收集、档案的整理、档案价值的鉴定、档案的保管、档案检索、档案的提供利用、档案的编研、档案登记和统计工作、人事档案的管理、会计档案的管理、特殊载体档案的管理。