职能的分解是指将各机构、各部门所承担的职能,进行横向、纵向的划分。对行政职能的分解,一是根据其性质的不同,将性质相同或相近的行政职能归为一类,分配给某一类或某一个行政机构承担,这就是行政职能的横向分解;二是依据行政职能的影响范围实行层级划分,凡涉及全国范围的行政职能,划归**行政机构承担,余下的视情况分别划归各级地方行政机构承担,这就是行政职能的纵向分解。对划归给各行政机构的职能再进行纵横分解,把它划归各部门,再把各部门的职能分解成一项一项的工作任务。然后根据每项工作任务量的大小、难易程度、相对独立性和重要程度等情况,对任务进行回归组合,以具体落实到各个职位。
值得注意的是,职位不完全等同于工作岗位。由于每个工作岗位所承担的任务的工作量大小不同,因而所需的人力也不一样,有的可能需一个人的全日工作量,有的可能需超过或少于一个人的全日工作量。从经济性角度考虑,有必要将一些不需一个人全日完成的、工作性质相近的工作岗位加以归并,设置能由一个人完成多项工作任务的职位。有的工作则可能不止设置一个职位。构成组织结构的基本单元是由职位和承担这一职位任务的人结合而成的,这一点在组织设置中必须予以充分注意。
职能的整合是指将已经分解的职能,重新组合成为一个有机的整体。在进行职能整合时要做到:(1)要按照职能管理的基本原则设计总体框架,以利于建立一个包括信息、咨询、决策、执行、反馈在内的功能齐全、结构合理、运转协调、灵活**的科学管理体系。(2)要理顺内部关系。首先要处理好综合部门与专业部门的关系。应强调归口管理,强调互相配合,减少层次,避免重复。将基础性、综合性较强的工作交由综合部门统一管理,专业部门主要负责提出意见,不参与具体的管理过程;对一些行业管理职能较强的工作,以专业部门为主,综合部门主要负责归口和协调,不参与具体管理过程。其次要明确各部门的职能,尽量减少交叉重复。*后,对一些必须要涉及各部门的业务,应按专门工作项目进行分工。(3)要理顺外部关系。理顺外部关系主要包括两方面的内容:一方面,理顺上下级之间的关系,在理顺上下级关系时,主要应保证上下业务的衔接,保证“职能对口”,而不应强求机构上下对口;另一方面,还要理顺与其他单位(如直属事业单位、双重领导部门、直属公司等)的关系。
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