第三节 组织外部沟通
一、组织外部沟通的含义与特点
所谓组织外部沟通,是指组织为了在环境中更好地生存与发展,必须与周围的其他组织或成员因发生业务往来和合作所进行的有效沟通。组织外部沟通有如下特点:
1,互惠互利
组织外部沟通的对象一般是与该组织发生各种关系的成员或组织,这些成员或组织在与其他组织发生关系(合作)时其目的也是有利于自身发展的需要。也就是说,当组织与其他组织或成员合作或进行业务往来时,双方是互惠互利的,否则不可能进行合作。组织所进行的外部沟通就是为了实现这种互惠互利的合作关系。一方面,组织的发展需要与外部进行沟通时,组织就会在适当的时机采取适当的方式与外部组织或成员进行有效沟通,确定双方合作的具体方式、内容、条件等因素,以达到互惠互利的目的。另一方面,当双方的合作达到目的或虽没有达到目的但中途出现变更时,双方还必须进行沟通,确定双方是否继续合作以及合作的具体方式、内容等。
2.组织与外部沟通的双方(或多方)关系是平等的,沟通中不能出,现一方强迫另一方的现象
组织进行外部沟通时,参与沟通的组织或成员是一种平等合作的关系,并不存在诸如级别的大小、职位的高低等上下级关系,因而沟通时只能以平等的身份进行,不能出现强迫现象。如果双方(多方)有一方不认可合作,则合作无效,另一方不能采取其他手段强迫合作。
3.外部沟通的结果一般以书面的形式留存
因为外部沟通的双方或多方是平等关系,彼此间并没有行政命令或直接干扰的权力,所以沟通的双方和多方均有权利对沟通的结果进行备案留存,以备万一出现沟通结果执行差错时,确定双方的责任。例如,企业与股东沟通一般都在召开股东大会前在报纸上刊登年度报告;企业与媒体沟通时都要有会议记录或签订合同。
一、:组织外部沟通的作用
1.为达到组织目标创造良好的外部环境
组织的目标是通过组织不断地进行内外沟通来完成的。随着社会的不断发展和进步,组织目标的实现,已经越来越依赖于组织所建立起的内外部沟通网络。例如,组织的发展战略要依赖于组织市场调研和专家的论证;组织生产要依赖于原材料供应网络;组织的产品销售要依赖于组织建立的外部销售网络;组织的运转与发展要依赖于安定的社会环境;等等。这一切网络的建立与维护,都要依靠组织的外部沟通来完成。从某种意义来说,组织外部沟通的成功与否,直接关系到组织发展前景。因此,有效地进行组织沟通的外部沟通,为组织目标的实现创造良好的外部环境,是组织沟通的重要内容。
2.为组织传递有效的发展信息
组织的发展离不开组织内外有效的信息传递,这些有效信息的传递也是靠组织的外部沟通来完成。组织战略计划的制订、产品的研究与发展、产品定位及销售的方向、发展的**等。这些因素的形成很大程度上都是依据组织外部的市场环境与市场变化来完成的。因而企业及时了解市场环境与市场各种变化成了企业发展至关重要的内容。企业如何了解这些内容,这就要靠组织的外部沟通。组织通过不断地与外部进行沟通,获取市场上各种各样的信息,将有效的信息传递回组织内部,构成组织战略计划制订、产品的研究与发展、产品定位及销售方向、发展**的重要参考。
……