1 商务信函写作的基础知识
1.1 简介
信函是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。信函一般可分为私人信函(Private Letter)和商务信函或公函(Business Letter or Official Correspondence)两大类。私人间的信函往来多是为了联络和表达感情,而企业与外界进行沟通则采用商务信函的形式。商务信函的用途十分广泛,可以用于咨询信息、贸易商议、订购货物、出售货物、索要货款、索取赔偿等。商务函电是国际商务往来中经常使用的联系方式,是开展对外贸易业务和有关商务活动的基础及重要工具。在国际贸易中,交易的磋商、合同的签订大多是通过信函的方式来进行的,商务信函是具有法律效力的文件,因此,从形式到内容都必须加以重视。一封规范得体的商务信函不仅能为公司赢得新客户,也有助于促进和发展同客户的关系。反之,如果信函表达方式不得体和词不达意,就会引起误会,并可能引发争议和矛盾,导致客户的流失。 要写好商务信函并非易事,不仅要求有扎实的语言基础,还需要具备相关的业务知识,通晓商务法律法规和国际惯例,熟悉商务信函书写形式和行文原则。因此,学习和掌握商务信函写作的基本知识就显得尤为重要。