第三章 商务E-mail的管理
网络时代的今天,E-mail因其传递速度快、成本低、质量高等诸多优点,已逐步取代电报、信件、传真等传统媒体,成为信息交流的主要方式。E-mail更是在商务领域得到了广泛的应用,商务交流也因此不再受地点、时差等外在因素的限制,变得更加便捷和**。
人们在享受数字化网络交流的同时,问题也因此产生。任何人都可以方便地发送E-mail,于是“电子邮件洪水”应运而生。不言而喻,商务日常办公中对待E-mail就如同电话铃声响起时必须接听一样,E-mail来了必须马上处理。人们面对如洪水般涌来的邮件,有时已经迷失在其中,甚至影响到正常的办公。那么,如何才能避免问题的产生呢?以下给出一些商务E-mail管理的小小建议。
一、商务E-mail的接收与阅读
养成定时查收邮件的习惯
许多人有在工作当中随时查阅电子邮件信箱的习惯,以便掌握信箱变化的*新情况。因此,正常的工作常常被打断,有时回复完某封邮件后,先前被打断的工作已经连续不上,反过来又要花费大量的时间去衔接,造成工作效率下降。
将每天检查信箱的时间固定,这个时间可���是每天工作的开始,也可以是在午餐休息过后,或是下班回家前的一小段时间。在这个固定时间中,**要做的事情就是检查信箱,浏览和回复邮件。
时间长短的设定,因人而异,可根据以往工作的经验来设定。例如:如果工作中经常需要进行对外联络,那么浏览和回复外文邮件往往就需要更多的时间,可以固定一个相对头脑清晰和较长的时间段。
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