《全国高职高专规划教材·秘书系列:秘书理论与实务(第2版)》依托《秘书**职业标准》规定的知识目标和职业技术技能工作内容,拓展了秘书学习训练的资源范围,对秘书工作实践具有较强的指导性。《全国高职高专规划教材·秘书系列:秘书理论与实务(第2版)》共六章,内容包括秘书实务概述、会议与活动管理、事务管理、文书拟写与处理、文书档案与信息管理、秘书理论与实务拓展试题等。为强化秘书理论知识和技术技能实务,本书设计了足够的秘书职业项目拓展实训试题及参考答案。书中秘书工作基础理论试题增加到360道,秘书初级(五级)至助理级(二级)工作案例分析题各1套,秘书工作实务试题20道。全套试题基本覆盖了秘书职业工作内容的要求范围。
《全国高职高专规划教材·秘书系列:秘书理论与实务(第2版)》可供高职高专文秘、行政管理及其他相关专业教学使用,也可作为职场文秘及行政管理人员的自学读物。

**章 秘书实务概述
**节 秘书实务的内容和程序
第二节 秘书实务的性质和特点
第三节 秘书实务的规律和操作规范 第二章 会议与活动管理
**节 会前筹备
项目一 确定会议名称、拟定会议议题
项目二 会议筹备小组分工
项目三 选择会址
项目四 拟定会议议程和日程
项目五 制作会议证件和指示标识
项目六 确定与会者名单、制发会议通知
项目七 准备会议资料、会议用具
项目八 会议经费预算
项目九 会场布置及会场布局
项目十 拟订会议筹备方案
项目十一 拟订会议的应急方案
项目十二 检查会议筹备情况
第二节 会中服务
项目一 会议接站与报到工作
项目二 做会议记录
项目三 编写会议简报
项目四 会中突发事件处理
项目五 娱乐活动安排和其他服务工作
第三节 会后落实
项目一 引导与会人员**、有序地离开会场
项目二 会议经费结算
项目三 撰写会议纪要
项目四 会议文件资料整理
项目五 会议总结与效果评估
第四节 商务活动组织
项目一 安排商务庆典活动
项目二 安排开放参观活动
项目三 安排商务谈判
项目四 安排签字仪式
项目五 安排商务旅行 第三章 事务管理
**节 日常来访接待
项目一 职业着装
项目二 仪态的要求
项目三 接打电话
项目四 接待工作
项目五 接待计划的制订
项目六 涉外接待
项目七 中餐宴请礼仪
项目八 涉外宴请
项目九 馈赠礼品
项目十 国际礼仪
项目十一 用车礼仪
第二节 办公环境管理
项目一 公共环境构成知识
项目二 办公环境应具备的条件
项目三 办公室的布置
项目四 办公室的布局类型
项目五 办公模式
项目六 办公环境**检查
第三节 办公室日常事务管理
项目一 办公室日常事务
项目二 会议室登记和用车登记
项目三 时间管理
项目四 上司临时交办事项
项目五 文字记录
项目六 签收邮件
项目七 印章管理
项目八 介绍信的使用
项目九 值班工作
项目十 零用现金的管理
项目十一 办理差旅事务
项目十二 突发事件
项目十三 督查工作
项目十四 保密工作
项目十五 工作计划
项目十六 团队管理
项目十七 陪同协助工作
项目十八 调查研究
项目十九 参观、展览与招商活动
项目二十 签字和典礼仪式
第四节 办公用品和设备的使用与管理
项目一 订购、接收、管理办公用品
项目二 采购和发放办公用品和办公设备
项目三 打印机的安装与使用
项目四 传真机的使用与维护
项目五 复印机的使用与维护
项目六 数码相机的使用与维护
项目七 扫描仪的安装与使用
项目八 光盘刻录机的使用
项目九 投影仪的使用与保养
项目十 摄像机的使用与维护 第四章 文书拟写与处理
**节 文书拟写
项目一 行政公文的拟写
项目二 经济文书的拟写
项目三 礼仪文书的拟写
项目四 事务文书的拟写
第二节 收文与发文处理
项目一 收文处理
项目二 发文处理 第五章 文书档案与信息管理
**节 文书管理
项目一 文书管理的基本知识
项目二 文书的立卷工作
第二节 档案管理
项目一 档案和归档
项目二 档案的分类和检索
项目三 档案鉴定
项目四 档案的利用、保存和管理
第三节 信息管理
项目一 信息和信息工作
项目二 信息的搜集、筛选和分类
项目三 信息的校核、传递和存储
项目四 信息的开发、利用和反馈
项目五 信息决策服务和工作制度 第六章 秘书理论与实务拓展试题
参考文献

二、秘书实务的特点
1.综合性与专业性相统一
秘书实务工作具有突出的综合性。首先,秘书实务工作涉及的范围和内容十分广泛:从秘书实务的工作内容上看,不仅要起草文件、搜集综合信息、进行综合调研和处理综合事务,而且还要办理接待事务、会务安排及办理不属于秘书业务部门职责范围内的事务。其次,由于领导工作的全局化,也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。因为任何一级领导都处于不同层次的管理系统的位置上,都必须总揽全局、预测发展、统筹规划、综合协调,各级秘书部门和秘书人员作为各级领导的参谋和助手,要求他们必须具有全局观念,立足领导工作角度,站在***的角度观察、分析和处理问题,提出参谋建议,做到不在其位,当谋其政。必须具有较宽的知识面,成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”,以适应***驾驭全局的需要。同时必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力,才能做好秘书实务工作。另外,秘书实务工作又有很强的专业性。当今社会,现代管理的科学化对秘书实务工作的专业化要求越来越高,秘书必须具较高的政策水平、文学水平和理论水平,有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力,熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识,会操作现代化办公设施等。秘书实务工作作为一种特殊的社会工作,不是什么人都可以从事的工作,必须进行正规的专业培训,进行严格的考试。**劳动和社会保障部在全国实行了秘书职业资格证书制度。这些措施,都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性,还体现在不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专门知识。例如,党委秘书要熟悉党务工作知识,行政秘书必须熟悉行政管理知识,企业秘书���须熟悉企业管理和商品经济知识等。秘书对行业知识越精通,工作起来越得心应手,否则“隔行如隔山”,无法做好综合工作,更难发挥参谋的作用。
要做好秘书实务工作,必须把握好综合性与专业性的辩证关系。综合性是秘书实务工作的主要方面,专业性则是它的次要方面,二者相互渗透,相辅相成。秘书人员的专业知识越丰富、越全面,总揽全局的综合能力也就越强;秘书人员的综合能力越强,对全局了解越透彻,也更有利于他对专业知识的掌握,二者相互结合,相互促进。这一特征要求秘书人员一定要处理好“博与专”的关系,既要有较为广博的知识面,力求成为“专业通才”,又要精通秘书业务,力求成为“秘书专家”。只有这样,才能适应秘书工作的需要。
2.被动性与主动性相统一
由于秘书实务工作具有辅助性的特征,因此,实务工作不可避免地带有被动性。毛泽东同志几次对他的秘书说过:“在工作上我是主动的,你们是被动的。”这种被动性主要表现在:首先,作为领导的参谋和助手,秘书部门和秘书人员必须按领导的意图办事,不能白行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议,但在行动上必须坚决服从领导,奉命行事,不得我行我素。其次,秘书部门是各级机关的枢纽和门户,随机性的工作较多,事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排,但往往变动性大,随机性强,临时应付多,从这个意义上说也是被动的。
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