《电子文件管理教程》以计算机时代遍布各类机关、企事业单位的电子文件为研究对象,对电子文件的生成、传输、处理、存储、利用等进行全方位的探讨,系统阐述电子文件管理的理论与方法。主要内容包括:电子文件的特点及管理要则,电子文件归档、鉴定、保管、检索与利用的原理与方法,电子文件管理系统的设计、实施、维护与评估的技术路线,以及数据库、电子邮件和计算机辅助设计电子文件的管理规范与方法等。该类教材目前尚属国内空白,《电子文件管理教程》的出版,除可为大学档案及文秘专业提供本科或研究生教材外,还可为各类机关、企事业单位的档案及文秘工作者、行政管理人员提供学习参考资料。

**章 电子文件概述
**节 电子文件的概念和种类
一、电子文件的概念
二、电子文件的种类
三、电子文件的生命周期
第二节 电子文件的特点
一、信息的非人工识读性
二、系统依赖性
三、信息与特定载体之间的可分离性
四、信息的易变性
五、信息存储的高密度性
六、多种信息媒体的集成性
七、信息的可操作性

第二章 电子文件管理概述
**节 电子文件的管理原则
一、全程管理原则
二、前端控制原则
三、真实性保障原则
四、完整性保障原则
五、可读性保障原则
第二节 电子文件的管理模式
一、机构内部电子文件的管理模式
二、档案馆电子文件的管理模式
三、数字档案馆
第三节 电子文件管理的法规、制度与标准
一、电子文件管理的法律规范
二、电子文件制度
三、电子文件标准

第三章 电子文件的鉴定与归档
**节 电子文件鉴定工作的内容
一、电子文件鉴定工作的影响因素
二、电子文件鉴定工作的内容及特点
第二节 电子文件的内容鉴定
一、电子文件内容鉴定工作的要素
二、电子文件内容鉴定的基本方法
三、电子文件内容鉴定的步骤
第三节 电子文件的技术鉴定、处置及鉴定过程监控
一、电子文件的技术鉴定
二、电子文件的处置
三、对鉴定过程的监控
第四节 电子文件的归档
一、电子文件的归档范围
二、电子文件的归档方式
三、电子文件的归档时间
四、电子文件的归档要求
五、归档手续
六、档案馆的电子文件收集工作

第四章 电子文件的检索
**节 电子文件检索概述
一、电子文件检索的含义
二、电子文件检索的种类
三、电子文件检索与档案计算机辅助管理中的检索自动化
四、电子文件检索与其他管理环节的关系
第二节 电子文件检索系统
.一、用户界面
二、检索语言
三、专家系统
第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念及特点
二、电子文件著录的组织
三、电子文件的著录项目
四、电子文件的标引
五、元数据
第四节 电子文件的网络检索
一、电子文件web检索的特点
二、电子文件web检索的步骤
三、电子文件网络检索系统的评价

第五章 电子文件的利用
**节 电子文件利用的特点及原则
一、电子文件利用的特点
二、电子文件利用的原则
三、电子文件利用的障碍及对策
第二节 电子文件开发利用的方式与方法
一、电子文件资源开发的方式
二、电子文件编研
三、电子文件提供利用的方式和方法
四、电子文件用户的培育

第六章 电子文件的保管
**节 电子文件保管的难点
一、保管和日常维护的技术难度增加
二、电子文件管理成本增加
三、结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性
四、电子文件的共享性给信息保管带来不**因素
五、电子文件原始性确认难度较大
第二节 电子文件载体的保管
一、电子文件载体的种类
二、由子女件裁体的俣护
第三节 电子文件信息保护
一、信息**规范
二、信息加密技术
三、信息认证技术
四、**计算机病毒
五、信息备份
六、网络**
七、电子文件长期可存取技术

第七章 电子文件管理系统
**节 电子文件管理系统(ERKS)概述
一、信息系统(IS)的概念、模型和种类
二、文件管理系统(DMS)的概念和功能
三、档案计算机辅助管理系统(ACAMS)的概念和功能
四、电子文件管理系统(ERKS)的概念和特点
第二节 电子文件管理系统开发总述
一、电子文件的形成特点
二、电子文件管理系统开发原则
三、电子文件管理系统实现方式
四、影响电子文件管理系统开发成败的因素
第三节 电子文件管理系统的调查分析
一、机构宏观环境的调查
二、机构职能活动的调查
第四节 电子文件管理系统功能需求分析
一、文件需求调查
二、质量需求调查
三、撰拟功能需求报告
第五节 电子文件管理战略的确定
一、现有信息系统的评价
二、确定电子文件管理战略
第六节 电子文件管理系统的设计、实施和评价
一、电子文件管理系统的设计
二、电子文件管理系统的实施
三、电子文件管理系统的评价

第八章 数据库电子文件管理
第九章 电子邮件管理
第十章 CAD文件管理
附录1 电子文件归档与管理规范(修改稿)
附录2 CAD电子文件光盘存储、归档与档案馆理要求
附录3 CAD电子文件光盘存储、归档与档案馆理要求
本书主要参考文献
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电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。电子文件在办公领域和档案管理中,甚至整个社会生活中占据了一席之地,借信息技术的飞速发展和深入应用,它更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。
电子文件管理理论和方法的成熟程度成为人类社会从纸质世界向电子世界变迁的重要路标,对电子文件管理理论和方法的研究也成为文件和档案工作者不可推卸的历史责任。这一全新的领域成就了这本立意与内容全新的教材。本书大体可分为三个部分:**部分为前两章,介绍了电子文件和电子文件管理的一般理论,意在引导读者以完整的“电子文件观”从总体上看待、理解、思考和把握电子文件及其管理问题。第二部分以文件和档案管理的经典环节为线索,设“电子文件鉴定与归档”、“电子文件的检索”、“电子文件的利用”、“电子文件的保管”各章(第三章至第六章),以帮助读者清晰地观察和理解各项管理活动的内容、原理、要求和实现途径。这种以操作环节分别编排章节的叙述方法在形式上与纸质档案管理近乎一致,但其中包含了大量电子文件管理特有的各管理要素之间的交叉、“链接”与共享。第三部分,考虑到电子文件管理方法对特定技术环境和系统的依赖性。 电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础,如果文件不能顺利读出,文件中的信息便成为“死信息”,再有价值的东西也失去了存在的意义。
电子文件读不出来的例子在人们日常的工作和交往中常常遇到,已经归档的重要的电子文件也有读不出来情况。例如,德国联邦档案馆中保存了成千上万份民主德国政府的电子文件和数据库,包括行政文件、农业文件、劳工统计文件、监狱登记册和党的干部人事文件等。由于产生这些文件的计算机系统资料已经丢失,软件编码也不清楚,存储介质已经过时,使得这些文件无法读出。专家认为,这意味着这些民主德国政府的文件已经丢失。
加拿大电子文件专家露西安娜·杜兰蒂教授认为,“过去十年产生的信息远远超过了人类历史上任何一个时代。但具有讽刺意味的是,信息时代产生的绝大部分信息比任何时代都难以提供利用。”造成电子文件读不出来的原因很多,例如,电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能读出,系统不兼容往往导致文件的无法读出。又如,与电子文件产生、管理和存储有关的计算机软件和硬件更新换代,新的系统环境因不接受过时的文件格式而无法读出原系统生成的文件。此外,病毒感染,载体损伤,信号衰减,加密文件无相应密码等原因也都可能影响文件的顺利读出。

《电子文件管理教程》是由中国人民大学出版社出版的。 书评
电子文件已经以其无可争议的生命力成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。电子文件在办公领域和档案管理中,甚至整个社会生活中占据了一席之地,借信息技术的飞速发展和深入应用,它更有成为未来社会文件主导形态的潜力和趋势。本书理应向读者传播电子文件及其管理方面比较稳定的、成熟的知识,但是学识和研究之不足却使作者深感达到这一要求之难。

冯惠玲,1997年毕业于中国人民大学档案学院,获博士学位,现为中国人民大学档案学院院长,教授。从事档案管理学及相关学科的研究等;主要代表作有:《档案文献检索》、《档案学通讯》等。