本书由冯惠玲教授主持的**社会科学基金**项目“电子政务系统中文件管理风险防范与对策研究”(03ATQ002)课题组合作完成。课题组的核心成员是一支多年来在电子文件管理领域跟踪国际研究前沿和国内研究动态的团队,他们对电子文件的未来充满信心与责任感,一同探索,一同开拓,富于挑战与合作精神,近十年来合作承担该领域的**社会科学基金、**自然科学基金项目4项,中国科学技术协会**项目1项,开创性地推出《电子文件管理教程》和《政府电子文件管理》两本教材,分获**档案局科技进步奖和北京市高等教育精品教材奖。团队成员还分别承担了该领域的多项研究、规划、标准课题制定,发表有关论文数十篇,培养出了一批有志于在电子文件领域跋涉攻关的硕士生、博士生。目前,这支团队活跃在教学科研一线和国内外学术交流平台上,应对着电子文件所带来的各种挑战。

第1章 电子文件风险管理导论
1.1 电子文件风险的基本概念
1.1.1 风险、风险事故和风险因素
1.1.2 电子文件风险、风险因素与风险事故
1.2 电子文件风险的特点与种类
1.2.1 电子文件风险的特点
1.2.2 电子文件风险的种类
1.3 电子文件风险因素
1.3.1 机构内部因素
1.3.2 自然环境因素
1.3.3 社会环境因素
1.4 电子文件风险的成因
1.4.1 传统文件风险与电子文件风险的叠加
1.4.2 文件生命周期全程风险的叠加
1.4.3 业务信息系统与电子文件管理系统风险的叠加
1.4.4 技术转型风险与制度转型风险的叠加
1.5 电子文件风险管理的必要性与可行性
1.5.1 电子文件风险管理的含义
1.5.2 电子文件风险管理的必要性
1.5.3 电子文件风险管理的可行性
1.6 电子文件风险管理的基本原理
1.6.1 电子文件风险管理的基本程序
1.6.2 电子文件风险管理的基本方法
1.6.3 电子文件风险管理的工作内容和技术方法
1.6.4 电子文件风险管理与电子文件管理
本章小结
第2章 电子文件风险管理规划与监控
2.1 风险管理规划
2.1.1 风险管理规划概述
2.1.2 电子文件风险管理规划的内容
2.1.3 电子文件风险管理规划技术和工具
2.1.4 电子文件风险应急计划
2.1.5 电子文件风险管理模板示例——电子文件风险管理“九步法”
2.2 电子文件风险监控
2.2.1 电子文件风险监控概述
2.2.2 电子文件风险监控的依据
2.2.3 电子文件风险监控内容、原则与方法
2.2.4 电子文件风险预警与应急
本章小结
第3章 电子文件风险的识别
3.1 电子文件风险的识别方法
3.1.1 文件风险的识别方法
3.1.2 电子文件管理的目标
3.2 生成、流转阶段电子文件风险的识别
3.2.1 基本风险
3.2.2 基本风险之间的关系
3.2.3 连带风险
3.3 保存阶段电子文件风险的识别
3.3.1 基本风险
3.3.2 基本风险之间的关系
3.3.3 连带风险
本章小结
第4章 电子文件风险评估
4.1 电子文件风险评估的概念及其意义
4.1.1 电子文件风险评估的概念
4.1.2 电子文件风险评估的意义
4.2 电子文件风险评估参考标准与工具
4.2.1 风险评估标准
4.2.2 风险评估工具
4.2.3 对电子文件风险评估的借鉴意义
4.3 电子文件风险评估方法
4.3.1 电子文件风险评估模型
4.3.2 电子文件风险计算方法
4.4 电子文件风险评估程序
4.4.1 风险评估的准备
4.4.2 文件识别
4.4.3 风险发生可能性识别
4.4.4 风险产生的影响识别
4.4.5 确定风险等级
4.4.6 已有**措施的确认
4.4.7 建议应对措施
4.4.8 形成风险评估报告
4.5 本项目对电子文件风险等级的评估
4.5.1 **轮调查结果统计与分析
4.5.2 第二轮调查结果统计与分析
4.5.3 两轮调查结果的综合分析
本章小结
第5章 电子文件风险的应对
5.1 电子文件风险的应对体系
5.1.1 应对体系的理论模型
5.1.2 应对层次
5.1.3 应对领域
5.1.4 应对策略
5.1.5 应对手段
5.2 宏观层次电子文件风险的应对措施
5.2.1 把握社会发展对电子文件风险应对的总体影响
5.2.2 唤起、强化电子文件风险意识
5.2.3 制定科学合理的电子文件管理政策
5.2.4 建立健全电子文件管理法规、标准
5.2.5 完善电子文件管理服务体系
5.2.6 对**政府的电子文件管理工作进行审计
5.3 中观层次电子文件风险的应对措施
5.3.1 对本地区电子文件实施统一管理
5.3.2 明确电子文件形成机构的管理职责
5.3.3 制定科学合理的规范
5.4 微观层次电子文件风险的应对措施
5.4.1 机构内部风险因素的应对措施
5.4.2 自然环境风险因素的应对措施
5.4.3 社会环境风险因素的应对措施
本章小结
参考文献
附录1:术语表
附录2:调研单位一览表
附录3:电子文件风险专家评估表

第1章 电子文件风险管理导论:
1.1 电子文件风险的基本概念
要了解信息系统中是否存在文件风险,首先必须界定什么是文件风险,而对文件风险概念的阐释,需要从什么是风险谈起。
1.1.1 风险、风险事故和风险因素
1.风险
在日常生活中,我们经常会使用到“风险”一词,同时还经常会采取一些非正式的风险管理措施,例如,驾驶汽车时系上**带以降低严重交通事故造成伤害的可能性,调整饮食结构以避免体重过度增加。但是要从理论高度给“风险”一个科学的定义并不容易。迄今为止,有关“风险”的定义众说纷纭,国际上尚没有一个统一的认定。
美国**风险管理学家A.H.威雷特认为:“风险是关于不愿发生的事件发生的不确定性之客观体现。”
美国经济学家F.H.奈特认为: “风险是可测定的不确定性。”
日本学者武井勋认为:“风险是在特定环境中和特定期间内自然存在的导致经济损失的变化。”
我国台湾学者瓠明哲认为:“风险是指决策面临的状态为不确定性而产生的结果。”
可以看出,在有关风险的定义中,有两个关键词:一是损失;另一是不确定性。在经济管理领域,损失(loss)“是指非故意(Lmintentional)、非计划(unplanned)、非预期(unex—pected)的经济价值(economic value)减少的事实”。不过,在社会生活中,非故意的、非计划的、非预期的损失除了能以货币衡量的经济损失之外,还涉及政治、文化、军事、社会**、社会公正等各类非经济损失。
……

信息技术革命催生了全新的记录形式——电子文件,由此引发了人类记录史上*具革命性的变化。电子文件正以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代通行了数百年的纸质文件而成为主要的记录工具,人类社会必须经受这一巨大变革带来的关乎社会记录管理能力、利用能力和保存能力的严峻考验。
大量事实表明,电子文件的风险已经超乎想象地遍布全世界的各类机构,21世纪的“记忆黑洞”已然形成并日趋严重。针对这一严峻现状,本书全面探索了电子文件风险管理的原理、方法和路径,内容涵盖风险管理规划、风险分析、风险应对、风险监控等方面,可以为****、企事业单位和各级档案馆构建电子文件风险管理体系,优化电子文件管理系统功能,从而确保电子环境中文件资源的真实、完整、长期可读和长久**提供清晰的思路和实用的管理工具。