引子HR入行须知
0.1职位空缺与HR入行
与其他部门一样,随着公司业��发展,人力资源部新组建;或人力资源部成立以后,随着组织架构变化、人事调整、离职、休假等各种原因,会出现职位空缺。
职位空缺以后,有几种处理方式:1、该职位的工作职责拆分给现有人员,职位编制取消;2、内部补员:直接调岗,或内部招聘;3、外部招聘:通常分为校园招聘、社会招聘、猎头等方式。
有时,也会发生以下情况:人力资源部的某位员工休假,季节性工作量加大,现有人员一直工作量饱和,就会产生阶段性的“工作空缺”。这时,出于节约人工成本节约和阶段性需求的特定原因,人力资源部往往会发布实习生的招聘信息。
所以,要说资历*浅的HR,还要算实习生。
0.2人力资源部的人群来源
0.2.1实习生
实习生,有的会被录用,有的纯粹是打工体验,在简历上增加一笔工作经验。有的实习生,是某种关系户。因为公司,也是社会的一份子,公司的各级别的领导、经理、老员工,也有客户、同事、亲友等关系要照顾,为了卖个面子,人力资源部也会安排到别的部门或自己部门。在人力资源部的编制中,实习生就是临时工,算是编外。
0.2.2应届生
应届生,是应届毕业生的简称。与实习生的区别主要就在于是否(将要)毕业。我们通常理解为大四。
实际上,由于学历的不同,应届生也有:大专(高职)、本科、硕士研究生、博士研究生等区别。多年以前,应届生还包括中专/职高/技校,逐渐被高职(职业技术学院)取代。本科也分多个级别,一本、二本、三本;一本里还有985、211等所谓**本科;三本等同于独立民办学院。按照中小企业人力资源部招聘应届生来看,一般也就是本科、大专。大企业,可能要求硕士、博士研究生。
人力资源部发布的应届生招聘信息,*常见的职位叫:人力资源专员。还有其他的名称:HR专员、人事专员,也有叫助理。研究生也许会给予主管、**主管、经理助理的头衔。
虽然说招聘不应有歧视,包括学历歧视,但是各家企业的人力资源部,由于行业不同、企业规模大小不同、所处地域不同,还有时代推移的背景不同,对到底是本科好用,大专好用,还是研究生还好,有着不同的说法。
总的来说,学历低些,可能对薪资期望低,对岗位分工不挑剔,办事卖力,对人力资源部来说,在公司薪酬政策偏低的情况下,选择余地大。但从未来的成长性和内部人才培养来看,在未来,随着基础模块熟悉以后,逐步需要更多方案设计、统计分析等中高阶的技能时,可能还是会感叹:学历高些,或**本科的,思维能力更强。当然,这个不能一概而论。
0.2.3社会招聘的HR新手或熟手
除了应届生,人力资源部也会通过人才网、人才市场、熟人**等社会招聘方式,筛选到简历。
社会招聘,与应届生的区别主要是招聘有相关工作经验的社会人员。社会招聘的HR新手职位,也以人力资源专员、主管为主,一般要求1-3年的相关工作经验。
工作经验前面,为何要加“相关”两字?因为工作经验的匹配,有程度的区分。
有的候选人,毕业后3年,都在相同行业、规模接近的企业,还在人力资源部,从事的岗位也是相同的,这就接近****相似了。也有的虽然工作了3年,却是行业不同,企业规模不同,也不在人力资源部,而在其他部门的岗位(如:销售、商务、客服、采购等),这就不相似了。也有的匹配程度参差不齐,行业、企业规模、部门、岗位等因素,有重叠的或不重叠的。
在筛选的有效简历比较多,可供录用的候选人比较多的情况下,人力资源部会倾向于严格的标准看待相关工作经验。反之,有效简历和候选人不多,薪资又低,其他工作条件也不理想(地理位置偏僻、单休、经常要加班、福利差等),人力资源部也会放宽录用条件,只要“相关”,甚至不相关,也会考虑录用。
以前在别的公司没有做过HR职位,或只有短暂的时间(比如少于1年),接触的人力资源管理的实务较少,都可以叫做:HR新手。有些从事HR3年左右的,实际操作技能也达到的,可以叫HR熟手。
可见,有些HR的入行,实际是转行。没有相关工作经验,要转行,入HR行业,说容易,也不容易。
客观上,我们发现,从事HR的,有科班出身的(一般理解为人力资源管理专业,及相关专业:心理学、工商管理等),也有半道出家的(原来从事别的工种,后来各种原因,主动或被动进入了HR行业)。也有的人,是通过自考、成人教育等方式获得人力资源管理相关的学历。除了学历证书,考证获得人力资源管理师也成了不少半道出家的HR入行的选择。
0.2.4内部调岗
以上说的,都是外部招聘的情况。实际上,有些人入行HR,是内部的职业发展而来。
比如,前台,有可能转岗为人事助理;会计,有可能转岗为薪资专员(有的小公司,*早做工资是财务部做的)、考核专员;销售、客服、技术支持,有可能转岗位培训主管(或培训师)。
还有可能,是半业务+半HR的职位,比如:销售公司的区域经理,转岗位:销售公司的行政人事部经理/综合管理部经理,要做本系统内的HR相关工作,更多的与销售相关业务(含客服、商务等)的考核奖金、提成等综合方案的设计与管控执行。
同样,研发**、生产工厂、新成立或收购的外地子公司,也会发生内部调岗,由业务出身(销售,技术,供应链,质量等)的主管、经理,平级调动或晋级,从事半业务半HR的管理职务(一般叫2级经理,泛中层干部)。
也有少见的情况,就是技术业务出身的子公司总经理、副总、大部门的总监、经理等,直接提拔为:副总裁、总裁助理、人力资源总监、行政人事总监等,进入公司高管的行列。
HRBP,也就是业务单元的HR合作伙伴,近几年开始流行。这种潮流的思想,主要想表达:HR出身,想理解业务,做到业务伙伴,难。而业务出身,理解业务,再学点HR知识技巧,容易。
姑且不论,这种论调是否正确,或正确到何种程度,但对原来讲究根正苗红的HR专业出身的HR来说,是个冲击。包括人力资源部可以外包、拆分,企业HR为面临职位危机,绩效主义害了索尼等论调,无一不是对现有的HR行业进行冲击。
0.3人力资源部的职位有多少种?
一般来说,公司的人力资源部,职位层级大致有:人力资源专员、人力资源主管、人力资源部副经理、人力资源部经理。
近些年,大中型企业,只要有集团的,有人力资源部总经理、人力资源总监、行政人事总监这些叫法。有的是名副其实(公司大、薪资高、权力大、核心信息多、进入高管层),有的是虚胖(公司不算太大、薪资不算太高、权力不算太高、核心信息不多、还是中层)。当然,这种头衔的增大,也算一种不付费的面子激励。
公司层面,分管或主管人力资源的,有:董事长、总裁、常务副总裁、副总裁、董事长助理、总裁助理;或:董事长、总经理、常务副总、副总、董事长助理、总经理助理。总经理助理是个可大可小,伸缩性很大的职位。
理论上,工会主席与人力资源部经理是对立的。但实际上民企,工会主席也有人力资源部经理兼的。
人力资源部副经理,是副职,相对于正职而言。但人力资源部副经理级别的,实际工作类似,名称不同的职位还有:行政人事部经理、综合管理部经理(综合部、管理部)。可能的区别在于集权还是分权,向谁汇报:集权的,人力资源部副经理向人力资源部经理汇报,分权的,行政人事部经理向子公司总经理汇报,虚线向人力资源部经理汇报。
在主管与副经理之间,还可能有经理助理的职位。也有的叫助理经理,为了**表示:我虽然是助理,但也是经理(部门领导行列)。这跟助理总裁与总裁助理,有异曲同工之妙。
有的经理助理,纯粹是助理,跟主管差不多,甚至没有下属,就是职等高,薪资高,为了方便招聘吸引相对高层次的人才,公司自己培养。有的经理助理,是公司为了自己培养,为了过渡,培养锻炼后要提拔重用的。
主管,也是有多种叫法。**主管、**主管、主任、项目经理、**经理、**经理等。有的是表示**(时间长,老员工),有的表示管理职务(有下属),有的表示水平高(大型集团,员工人数多,人力资源部人数也多,工作按模块分的细,有些工作都要做合并报表,统计分析)。猎头公司也有把这类主管,叫模块经理,用于满足候选人不能当部门经理,副经理的管理职务时的变通说法。
专员,中小企业,人力资源部人不多,就是叫人力资源专员。大企业集团,人力资源部人多,专员还细分:人事专员、招聘专员、培训专员、薪资专员、考核专员等。也有员工关系专员,任职资格专员,企业文化专员。或者组合起来,人事招聘专员。在国企,还有干部管理的岗位。
有的公司,专员还要区分出:助理。如:人事助理、培训助理、招聘助理。甚至叫员。如:档案员,考勤员、工资核算员。在工厂就有这种叫法。
人力资源部,是从传统的劳资处,人事处演变而来的名称。在实际中,也出现了一些另类的叫法,如绿城集团叫本体建设部,阿里巴巴有政委的提法。
0.4有关HR职能、职位的英文缩写
HR:可以理解为人力资源,人力资源部,人力资源专业人员。HRM:可以理解为人力资源管理,也可以是:人力资源部经理。HRD:人力资源开发,也可以是:人力资源总监。HRVP:人力资源副总裁。HRBP:业务伙伴,业务单元的人力资源。HRUnit:人资单位,人力资源部门。
0.5人力资源部的编外人员
上述讲的多数是人力资源部编制内的,也就是签订劳动合同的。前面提及,编外的叫实习生,实际上编制外的,也不止实习生,还可能有退休反聘的顾问,比如厂医,法务顾问,一般都是资历比较老的。也有可能是劳务派遣的,合同与劳务派遣公司签订。
一个公司的人力资源工作(如果看作一类业务),除了人力资源部在做,也涉及到公司高管、业务部门的经理,主管,也有员工参与。
同时,人力资源部也会有特定的供应商,如培训公司、咨询公司、猎头公司、劳务派遣公司、IT公司、律师事务所、认证机构、高校就业处、人才网站等,在选择培训课程、开展咨询项目、引进中**人才、招工、上HR系统、劳动纠纷处理、体系审核、奖学金、网络招聘、上市等HR业务方面,通过支付费用的方式采购,进行补充,满足公司各层面对人力资源管理实务的不同阶段的需求。
HR行业,从中国加入世界贸易组织WTO前后,也就是1999年前后(仅是本书的观点),开始从无到有,从冷门到热门,也有15年的发展历程了。这个行业的变数,也从期盼、发力,到承受各种压力、议论,进入了行业的成熟期。未来的中国HR行业,究竟是冷是热,谁也说不好,有着不确定性。因此,HR入行,也有退出的问题,或叫转型。
0.6HR的转型
HR的转型,也经常被归类几种出路:做到HRD以后,要么继续往副总裁发展,要么转为做猎头、自由讲师、咨询顾问、开培训公司、劳务派遣公司等。当然也有人完全脱离,开淘宝店、咖啡馆、餐饮、开外贸公司、办厂等,但不典型。
HR行业,总是要依赖于其他行业的发展而变化。
第1篇入门篇:人力资源专员的应知应会
第1章入门:人力资源专员怎样上手?
本章介绍了把一个基本不会的新手培养为熟手的过程,包括:熟悉情况、交代简单工作任务、对照职位说明书、工作方式、流程规范、常犯差错、如何提高、专员的目标。穿插了人力资源专员的职场困惑访谈。
1.1什么叫上手?
当人力资源部出现职位空缺,比如人力资源专员,通过内外部招聘进行补员,人员到位。
我们把实习生、应届生、少于1年相关工作经验的新员工,都统称为HR新手。考勤员、人事助理、招聘专员等,统称为人力资源专员。
人力资源部现有的副经理、主管、专员(熟手),都有自己的职责,能够得心应手的处理,独当一面。现在,来了个新手,作为人力资源部经理(有时由直接主管考虑)应该如何安排新手的工作呢?把一个基本不会的新手培养成熟手的过程,叫上手。
1.2上手1:熟悉情况
新员工报到入职当天,先由人力资源部按照正常流程办理完入职手续。可能包括:提交核对身份证、相关证件,劳动合同的签订、门禁卡(饭卡)、员工牌领取、开通公司邮箱、办公系统OA账号,办理工资卡、发放员工手册,电脑,必要的办公用品等。通过邮箱发放通讯录。请新员工去OA下载自学公司规章制度,财务报销流程等。还可以把职位说明书发给他。
然后,人力资源部经理(或直接主管)找新员工谈话。除了表示欢迎,还要交代他尽快熟悉情况,包括对公司、本部门、本岗位的情况。
熟悉情况,**种意思,熟悉办公环境,包括吃饭的地方(自办食堂,外包的餐厅,周边的小餐馆,外卖等),洗手间在哪里,打印机在哪里,开水房(饮水机)在哪里,自己的工位,其他办公室的布局等。
第二种意思,熟悉人头。一是看组织架构,二是看通讯录,三是与通讯录上的人名,通过电话,邮件,QQ等在工作接触中熟悉起来,名字与他的信息(部门,职务,工作范围)、脸等对应起来。
第三种意思,熟悉公司规章制度。包括上下班时间,迟到早退的扣罚,打卡考勤的规定,请假规定等。
第四种意思,熟悉工作情况。一是前任移交的工作,包括资料,流程的熟悉。二是本岗位的职责,汇报关系,三是工作周报,月报的交代。
规范的离职移交,应该有待办事项。或者直接主管从现有工作中剥离,罗列出来的事项。这些事项,一般都是具体的任务,对熟手来说不难,但对新手来说,这些待办事项,罗列事项,正是入门的开篇,也是**期,实习期的基本考验。
一般来说,谈话结束后,1周内,HR新手就开始去OA下载各种制度,在短时间内,对公司,部门的情况有大致的了解。
1.3上手2:简单工作任务
同时,新手会在直接主管的指导、监督下,开始对照**的待办事项,或新来列的工作事项,逐条去尝试完成。
直接主管*可能先给予简单的工作任务。这些任务会是什么呢?各种可能:
社保办理、公积金办理、考勤统计、人才网站招聘职位日刷新、电话邮件通知面试、面试接待(收发应聘登记表,引导,倒茶水,发公司宣传资料等)、档案整理、通讯录更新、劳动合同签订、培训课程组织电话邮件通知、培训现场协助(准备茶水,签到,白板,水笔,音控设备,投影仪,开门钥匙,发餐券等)、招聘现场协助(拿易拉宝,在展位摆摊收简历,旁听)、维护人员信息库。
积极上进肯干的新手,会忙的不亦乐乎,并与同事接触过程中熟悉起来。消极不上进混日子的新手,会忙的晕头转向,没有方寸,并心生抱怨。
1.4上手3:对照职位说明书
这时候,我们如果把新手的职位说明书拿出来对照,会发现:这些琐碎具体的事项,在职位说明书里,被归纳的很简单。而实际展开后,对新手来说,一个职责,缺对应着不少具体花时间、精力的工作任务。
职位说明书,有不少信息模块组成。其中一个信息模块,叫职能设置。就是一句话:通过……做……用以达到……(目的)。
另有一个模块,叫工作职责。一般5~8条。每一个职责是由动词+宾语组成的。如:①办理保险、公积金;②协助招聘;③协助、参与培训实施;④办理劳动合同签订;⑤统计考勤数据;⑥维护人员信息库;⑦完成领导交办的其他临时任务。
同时,在每个提炼出来的动宾结构后面,有具体的事项,如:①办理社保、公积金:根据人事月报的人员进出情况,及时、准确地办理员工的社保、公积金缴纳、停缴、调整,确保员工的合法权益。
这时候,动词“办理”“协助”“参与”“维护”等,就体现了人力资源专员(助理)的职位层级和工作含金量。因为,我们在人力资源主管的职位说明书,其工作职责的动词,更多是:编制、拟定、审核、分析等。而人力资源部经理(副经理)的职位说明书,其工作职责的动词,更多是:审核,协调,监督,指导,规划等。
1.5上手4:工作方式
这时候,人力资源专员的工作,更多是现场处理。这种现场,可能是人力资源与社会保障局的办事窗口;可能是去社保**、公积金**的办事大厅(现在网上也可以申报),拿着材料去盖章;可能是在人才市场摊位,高校的招聘会,宣讲会,公司内部的会议室接待室;可能是公司内部的培训教室,外租的酒店会议室;还可能是前台(导门禁打卡数据,迟到早退)。
人力资源专员的工作,也有通过电话,邮件,QQ等,完成各类通知、联系(联系制作横幅等)。
WORD会使用到,因为要写名单,通知,签到表;打印机,复印机也要会使用;Excel也会用到(比较简单的计算,主要是简单统计)。PPT使用较少,*多是培训,招聘的欢迎等简单的字,图。
总之,HR新手的工作,可以概括为:办事,跑腿,打电话,录数据,做表单。
1.6上手5:流程规范
怎么样会做好,尽快胜任岗位?怎么样会出状况,差错,延误频繁?
从知识,技能,态度来看。知识不在于全面,而在于转化为实务操作技巧。对于HR新手来说,光看职位说明书是没有用的,而是要把工作事项的办理过程,提炼出“工作流程”。有的公司,在ISO体系有作业指导书,就是工作步骤的细分。什么时间,做什么事情,投入什么,如何加工,产出什么。
人力资源专员,也要有这种投入-加工-产出的概念。每做一件事情,都要想一想:依据(法规政策,公司内部规章制度)是什么,需要哪些准备材料,是否齐全,相关领导,岗位人员是否签字确认(投入);是否根据明确的书面规定操作的,还是自己的主观设想(加工);这项工作要提交给谁,什么时间节点?(产出)。
1.7上手6:常犯差错
我们在新手培养的过程中,经常发现,新手会犯差错,或延误。分析原因,有多种可能:
1、对投入的自我检验环节不够,不完全掌握相关的法规政策,公司规章制度条款;2、被动或主动的信息不对称,对公司*新的通知制度,人事报表等没有关注;3、统计,计算不熟练,缺乏检查、复核;4、对定期的时限,或不定期的专项时间节点,没有紧迫性,没有在笔记本记录,刻在脑海,印在心里;5、不知道下道工序也有自己的时限,本道工序提交延迟,会影响下道工序,和整个工作流程贯穿的链条;6、不知道工作差错和延误,会被员工投诉,责骂,会造成经济损失;7、不知道姓名,职务,写错,会引起领导,经理,员工的不满。
1.8上手7:如何提高
这些技能,实际还是*基础的操作技能,只要用心做,用心学,经过几个月的接触,是可以掌握的。关键还是意识,和态度。
新手理解领会上级的意图的能力是欠缺的。如果新手在这方面做得好,一般上级,同事会评价:悟性高,灵活。
所以,直接主管,在布置任务时,要把意图讲解交代清楚,并向其确认:我刚才表达的事情任务,你再重复下,有没问题?新手也要在领任务时,多问一句:领导(主管),您刚才交代的任务,我理解是这样的,对吗?这就在源头避免了方向的偏差。
上级也应尽可能的把相关依据打包给新手,多提醒他。告诉他,提交时先自己检查一遍。包括如何检查的技巧。
任务提交时,直接主管要有心理准备:新手刚开始做的表单,名单统计等,多少总是有差错的,这时候,发现的差错,都要圈出来,批注,把新手找来,面对面的指导他:有哪些差错,怎么修正。还要问他当时怎么没想到,今后如何避免。虚心的新手,会把主管的这些工作指导意见,记在笔记本上,回去细细琢磨。一般2-3次后,这些低级错误,新手就会牢记在心。
有些筛选简历,做表,录数据,打电话等,主管可以亲自示范。这就是手把手的培训。或叫在职指导。对新手来说,如果能碰到这样的上级,是职业生涯的幸运。
关于延误,有的人是性格拖沓,有的是操作技巧差,工作量大,工作处理效率低导致;也有别的同事,部门员工刁难,不配合,导致他没有准确完备的资料。这时候,上级就要在过程中提前发现、纠正、控制。不要等到事情已经超时间了,粗暴的责问。上级有责任去协调新手不能控制的事情,这就是资源支持。
为了使新手更有计划性和目标感,直接主管可通过工作周报的方式予以锻炼强化。本周完成了哪些,没有完成哪些(原因是什么),下周计划要做哪些?当然也有计划外临时发生的。
每日的工作,指导新手,在上班后的半小时内,把今天要做的事情写在纸上,做完一件划掉一件,下班前半小时,对照下。当然,新手自己要努力的话,可以提早半小时来公司上班,晚半小时下班。尤其在**期3个月,这样做,有好处:给上级,同事的印象好,努力,不计较,肯学;自己也可以成长的更快。
甚至,在晚上,**的时间,也可以做些额外的工作。现在的工作节奏快,新手没有额外时间的投入准备,在8小时把事情做完,有时是不现实的。而经过阶段性的工作,干中学,熟手是可以在8小时内基本把工作做完。
1.9人力资源专员的目标
人力资源专员的入门,实际是写给HR新手看的,目标是:让新手成为熟手。及时性,准确性,效率,态度,就是评价衡量新手到熟手的指标。
接下来,我们假定HR新手是细分的人事专员。他的岗位职责是什么?对应的工作任务有哪些?怎么处理这些任务?常犯的错误是什么?如何提高。
职业发展是分阶段的,每个阶段都有不同的困惑或经验。刚参加工作、专员、主管、副经理、经理、总监等,每个阶段都有不同的困惑。然而,有些人可以顺利通过困境,而有些人可能遇到了天花板,这是为什么呢?请看不同阶段HR的职场困惑访谈。
延伸阅读:HR专员的职场困惑访谈