《办公室管理》是办公室管理课程的通用教材,分16章论述了办公室管理的涵义、原则、办公室环境、机构设置、人员素质、量化管理、计划统计、外事接待等各方面内容,实用性、操作性极强。在西方,每一个要想获得**公务员资格或取得私营组织行政职位或秘书职位的人都必须考“办公室管理”课程。在我国,随着改革开放的不断深化,对办公室工作的要求不断提高,广大办公室人员学好“办公室管理”这门课程,必将大大提高自己的工作效率,增强自己的竞争能力。

4.颜色环境
颜色具有很强的感染力和吸引力,可直接影响人的心理活动和工作行为。办公室的颜色环境,可根据不同地区及办公室的不同用途,而采用不同的颜色。气温高、天气热的地区,办公室宜采用冷色,如绿、蓝、白、浅灰等;气温较低的地区,宜用暖色,如橙黄红、灰等。按工作性质,研究、思考问题的办公室,宜用冷色;会议室、会客室宜用暖色。人们还可以利用颜色的配色原理,调制出*适合本地区、本部门的颜色。但必须遵循一条总的原则,即适用、美观、效率,有益工作人员的身心愉快和健康。
5.声音环境
办公室保持肃静、安宁,才能使工作人员聚精会神地从事工作。一般来说,在安静的场所中工作,其效率往往比较高;在嘈杂的环境中处理问题,往往会分散精力,影响工作效率甚至造成判断失误。尤其是对写文稿一类复杂的脑力劳动,注意力需高度集中,而各种噪声往往造成人们的情绪波动,思路中断,影响工作的正常进行。安静,并非指**没有声音。因为一个人的听觉通道在完全没有刺激作用的情���下,会使人有一种恐惧感,产生不舒服的感觉,造成工作效率下降。声音环境应有一个理想的声强值。办公室的理想声强值为20-30分贝,在这个声强范围内工作,使人感到轻松愉快,不易疲劳。
6.设备环境
要想大幅度提高办公效率,办公用品的适用化和现代化,也是一项必要的措施。我国传统的办公室设备有办公桌椅、电话、文件档案柜、报架、图片架、图书资料等。现代化的办公设备则增加了诸如传真机、复印机、口授打印机、录音机、录像机以及以电子计算机为核心的科学管理信息系统。现代化的设备环境要求办公室日益强化和完善以下功能:
(1)数字计算功能。工作人员可通过电子计算机完成所需的各种计算。
(2)文字处理功能。工作人员能迅速处理各种业务文件、图片、报表,并具备编辑、转换、存贮、识别和处理功能。
(3)信息查询功能。利用办公室自动化系统,能迅速查到所需的各种信息资料。
(4)通讯功能。能实现传真、计算机网络等多种方式的通讯,并能自动记录、存贮、发送信息。
(5)管理和辅助决策功能。现代行政管理事务繁杂,信息量大,对于一个问题解决的方法很多,如何选择*佳方案,以提高决策和管理水平,是我们面临的重要课题。
近年来,国际上办公自动化设备发展很快,各种型号的机器相继出现,使工作效率大大提高。为求得工作**化,应根据我国国情及各种条件,适当更新办公设备。购买或更新设备时应遵循以下原则:(1)
…… 本书是上海市高等教育自学考试“机关管理及办公自动化”专业的教材。本书的内容分为十六章。前四章是总论部分,论述办公室管理教学与研究中的基本问题。后十二章是分论部分,论述办公室管理的具体问题。
党政军群机关、企事业单位和社会团体,无论规格、级别大小,性质、职能如何,办公室这一机构不可或缺。办公室是各个领导机构的辅助部门,既办事又当参谋,谁也离不开办公室的服务。只要是有组织存在的地方,即使小到不能设立办公室,也都无法避免行政办公工作。把“办公室管理”工作当作一门科学来看待,开设专门课程,通过专门著作来研究和探讨它的一般特点和规律,受到管理专家和各级行政人员的重视。
在西方**,“办公室管理”被视为管理科学中一门必不可少的学科,这是因为办公室是所有公共和私人组织中的一个重要组成部分,被看成是组织中的**神经系统。如何通过有效的科学管理使办公室发挥机关、企事业组织中良好的指挥执行功能,一直是西方许多管理学家注意的问题。在西方,每一个要想获得**公务员资格或取得私营组织行政职位和秘书职位的人,都必修必考“办公室管理”课程。
党的十一届三中全会以来,随着我国改革开放的深化和社会主义市场经济的逐步建立,办公室的工作大大发展了。网络信息工作的开展,电脑的使用,办公自动化的推行,使工作效率获得极大提高。可以相信,随着多媒体电脑的普及和信息高速公路的开拓,办公室信息的接收和处理更加快捷,更加方便灵活,信息交流空间大幅度拓宽,将进一步提高办公室的工作效率,增强各级组织的活力,促进生产和服务。
办公室工作属于行政管理学范畴,是行政管理中机关管理的一个重要组成部分。同时,办公室工作又与秘书工作在许多方面相同。我们在编撰本书的时候,甚感为难:高等教育自学考试“机关管理及办公自动化”专业的课程设置中,“行政管理学”和“秘书学概论”均、列其中,我们如果编撰出来的教材内容与之差不多,那就有违学科的严肃性了。
我们认为,办公室管理作为一门科学,它有自己特定的性质、特点、内容、形式,也有其自身发展的规律。我们撰写本书的初衷,就是想通过对其形式、内容的研究,在摸索探讨其运行规律方面能够有所贡献。用心于此,又深恐力不从心。

**章绪论
**节办公室管理概述
一、涵义和分类
二、地位和作用
三、性质和特点
四、办公室工作的基本原则
五、办公室的基本任务
第二节办公室环境
一、办公室环境及其管理
二、办公室环境的物理条件
三、办公室环境的社会条件
四、日常环境和桌面环境
第三节办公室的机构设置
一、办公室机构与管理
二、办公室机构设置的基本原则
三、办公室机构设置概况
第四节办公自动化
一、起源和发展
二、办公自动化作用和条件
三、主要设备

第二章办公室人员
**节办公室人员配备
一、配备原则
二、基本要求
第二节办公室人员个体素质结构
一、知识结构
二、能力要求
三、道德素质
四、心理条件
第三节办公室人员群体素质结构
一、群体素质结构函义
二、办公室群体的功能
三、群体的结构因素
四、群体的优化
第四节办公室人员考核办法
一、建立岗位责任制
二、考核的原则和内容
三、考核方法

第三章办公室工作量化管理
**节办公室主任的要求
一、界定与特点
二、基本要求和条件
三、地位、作用和工作原则
第二节办公室主任职责、任务
一、承办职责
……